El plan de acción es una herramienta de gestión empresarial que se basa en la elaboración de una lista con todos los pasos necesarios para alcanzar un determinado objetivo. Además de desplegar la tarea por etapas, un buen plan de acción también prevé quién llevará a cabo cada actividad, en qué plazo y con cuánto presupuesto.
El primer paso para establecer el plan de acción de una empresa es definir claramente el objetivo a alcanzar. Este objetivo puede ser, por ejemplo, la realización de un proyecto específico, la realización de un evento u otra actividad que no es parte de las actividades comunes del día a día de la organización.
Desarrollar un plan de acción comercial es esencial para el buen tiempo, los recursos y la gestión del equipo. Los planes de acción aseguran que las actividades se lleven a cabo de manera organizada, permitiendo que el objetivo definido se logre con éxito, de manera eficiente y efectiva.
Cómo hacer un plan de acción: paso a paso
Después de definir el objetivo, la aplicación de un plan de acción se puede dividir en tres etapas:
1. Planificación
Es la fase en la que se estructura la estructura del plan de acción. Identificará qué pasos son necesarios para alcanzar la meta, además de preparar el cronograma, la división de tareas y la planificación del presupuesto.
En la fase de planificación, se pueden realizar tormentas de ideas con el equipo que participará en el proyecto para garantizar que no se pasen por alto detalles. La fase de planificación finaliza con la finalización de la hoja de cálculo que sirve como base para la ejecución del plan de acción, de acuerdo con el modelo adoptado (ver algunas opciones a continuación).
2. Ejecución y seguimiento.
En esta etapa, el equipo responsable de llevar a cabo la actividad se pone a trabajar. El objetivo del gerente, en este caso, es garantizar que se siga el plan de acción, exigiendo el cumplimiento de los plazos y objetivos establecidos.
Este paso también requiere una buena comunicación entre todos los participantes en el proyecto. El gerente debe ser consciente en caso de que surjan problemas que impidan que el plan se lleve a cabo según lo previsto, a fin de tomar las decisiones necesarias para sortear los eventos imprevistos. El paso de ejecución finaliza cuando se completa el proyecto.
3. Cierre y análisis.
A menudo se pasa por alto, la fase final del plan de acción es muy importante para el crecimiento de la organización. Analiza cómo se comportó el plan de acción en su aplicación práctica.
El gerente de la compañía y el equipo involucrado deberían aprovechar este momento para hacer preguntas como: ¿Fueron suficientes los plazos? ¿Se han cumplido? ¿Se han pasado por alto algunos pasos para lograr el objetivo? Esta reflexión permite la identificación de errores de planificación, que deberían corregirse en años futuros.
4. Plantillas de planes de acción
No existe un modelo único de plan de acción. El método más famoso para diseñar un plan de acción es el 5W2H. Sin embargo, se puede usar en conjunto o reemplazar por otras herramientas.
5. Hoja de cálculo simple
La forma más básica de elaborar un plan de acción es armar una hoja de cálculo simple para monitorear el proyecto. El modelo simplificado no es ideal para proyectos muy complejos, cuyos pasos pueden dividirse en subpasos, pero es muy útil y fácil de entender.
La hoja de cálculo básica es una tabla que simplemente contiene las tareas necesarias para lograr el objetivo, con fecha límite, nombre de la persona a cargo y un espacio para actualizar su progreso, además de espacio para observaciones.
Plantilla de plan de acción básico
| Asignación | Fecha | Responsable | Progreso | Comentarios |
|---|---|---|---|---|
Esta hoja de cálculo se puede adaptar según las necesidades del gerente. Por ejemplo, si un esquema que prioriza la comunicación entre el equipo es esencial para lograr el objetivo, es posible incluir en la tabla la matriz RACI , una herramienta de gestión del equipo. Si cumplir con los plazos es muy importante, el campo de fecha se puede desglosar, destacando si la tarea se ha completado o está vencida.
Plantilla de plan de acción 5W2H
Este es uno de los modelos de plan de acción más utilizados. 5W2H es una herramienta de gestión que despliega actividades respondiendo siete preguntas simples. Cuando se aplica a un plan de acción, cada una de estas preguntas se encuentra en la parte superior de una hoja de cálculo, lo que permite que la estrategia para alcanzar el objetivo se dibuje de manera simple y clara.
Esta primera línea de la tabla debe rellenarse con las preguntas que, en su versión en inglés, corresponden a las 5W y 2H que le dan nombre a la herramienta:
- ¿Qué? (¿Qué?) : Esta columna enumera cada uno de los pasos para lograr el objetivo
- ¿Por qué? (¿Por qué?) : Explica la importancia de realizar esta tarea
- ¿Dónde? (¿Dónde?) : Muestra dónde se realizará la acción
- ¿Cuando? (¿Cuándo?) : Establece el período y la fecha límite para la tarea
- ¿OMS? (¿Quién?) : Indica quién es responsable de la ejecución
- ¿Como? (¿Cómo?) : Detalla cómo se espera que se realice la tarea
- ¿Por cuanto? (¿Cuánto?) : Muestra el presupuesto disponible
Para una mejor visión de cómo funciona el 5W2H, establecemos un ejemplo con el propósito de organizar la cena de fin de año de una empresa. La tabla se llenó con solo algunas de las tareas necesarias para lograr ese objetivo.
Organización de la cena de fin de año.
| ¿Qué? | ¿Por qué? | ¿Dónde? | ¿Cuando? | ¿OMS? | ¿Como? | ¿Por cuanto? |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Enviar invitaciones a colaboradores | Todos deben reservar la fecha | a | 30/10 | Juliana | Las invitaciones se enviarán por correo electrónico, con una solicitud de confirmación de asistencia. Solo se guardará la fecha , porque la elección de la ubicación depende del número de participantes. | a |
| Confirmar la presencia de los invitados. | Necesita saber el número de participantes para reservar una mesa y predecir el costo de la cena. | a | 31/10 al 15/11 | Juliana | Las confirmaciones de asistencia se deben recoger por correo electrónico. Es necesario reforzar la invitación a aquellos que no han confirmado para aumentar la adherencia y evitar registros de última hora. | a |
| Hacer una reserva de restaurante | Muchas empresas organizan eventos al final del año, lo que reduce la disponibilidad de mesas, y debemos asegurarnos de tener un espacio agradable. | En el barrio donde se encuentra la sede | Hasta el 20/11 | Marcia | Visite algunos lugares en el vecindario para elegir el que mejor se adapte al número de invitados y al presupuesto disponible. | usd$ 100 por persona |