Libro Caja

Un libro de caja es un documento que se puede utilizar en las actividades de una empresa, de cualquier tamaño, en el que se realizan los registros de entradas y salidas de efectivo , y que proporciona asistencia en la contabilidad.

La caja registradora registra recibos y pagos por un período diario, mensual o anual, como los pagos a proveedores, por ejemplo.

Las compañías que optan por Simples Nacional están obligadas por ley a declarar los valores de flujo de efectivo. Por lo tanto, es importante que las entradas y salidas estén bien organizadas.

Este documento ayuda a controlar el flujo de caja de una empresa, pero también se puede utilizar en finanzas personales o familiares.

Cómo hacer un libro de caja

Para armar un libro de caja registradora, es posible usar hojas de cálculo en papel o en Excel , mostrando la información que identifica este documento.

Podemos crear un libro de caja que contenga las columnas:

  • Fecha : es necesario identificar las fechas para el mejor control del flujo de caja de la empresa. Además, es posible separar en diferentes hojas de cálculo diarias si el flujo diario es muy intenso.
  • Historial : El historial es un marcador de posición por los motivos por los cuales se identifica la transacción, como: “Pago al proveedor A” o “Recibo del cliente B”.
  • Entradas : Los flujos entrantes identifican los recibos que la empresa tiene en el período, en efectivo o cargados en la cuenta.
  • Retiros : los flujos de salida identifican los montos que paga la compañía en el período indicado, en efectivo o en crédito a cuenta.
  • Saldo final : es importante identificar el saldo que indica la diferencia entre entradas y salidas. Este resultado es cuánto tiene la compañía en efectivo en este momento.

El saldo del período anterior debe considerarse en el primer registro. Este valor puede ser del día, mes o año anterior, según lo utilizado por la empresa y la cantidad de flujo que presenta el negocio.

Cómo llenar el libro de caja

Con el libro de caja ensamblado, se completa cronológicamente para cada transacción, y para que este documento se pueda usar para rastrear los valores de caja.

Al indicar una entrada de dinero en el libro, no se debe indicar una salida al mismo tiempo. Cada operación sigue una línea, incluso si son de los mismos clientes o proveedores.

Además, un libro de caja solo representa flujos de caja, y no debe indicar compras pagadas con cheques con fecha posterior, o ventas a clientes que deben pagar después de un período de tiempo. Estos registros entran en vigencia en la fecha en que el dinero ingresa y sale del negocio.

Para comprender mejor el uso del libro de caja, presentamos un modelo que sirve de ejemplo para este documento.

Plantilla de libro de caja

FechaHistóricoEntradaSalidaEquilibrar
01/03/2018Saldo del mes anteriorR $ 2.380,00
02/03/2018Recibo de factura No. 439 de 02/2018R $ 950.00R $ 3.330,00
5/3/2018Compra de suministros de oficina.R $ 45.00R $ 3.285,00
13/03/2018Combustible de la empresaR $ 120.00R $ 3.165,00
19/03/2018Pago al proveedor de la factura No. 0448R $ 2.895,00R $ 270.00
26/03/2018Recibo de la factura 450 del 01/2018R $ 6.780,00R $ 7.050,00
Balance del mesR $ 4.670,00
Saldo finalR $ 7.050,00

El libro comienza con el saldo del período anterior, ya que este documento hace referencia a un período que puede definirse. Por lo tanto, el libro de caja del próximo mes comienza con un saldo de R $ 7,050.00.

El saldo del mes representa la cantidad en flujo durante el período, representada por la resta del último saldo y el saldo inicial.