8 tipos de reuniones de negocios que puede aplicar a su negocioLas reuniones son esenciales para que una empresa funcione sin problemas. Esto se debe a que permiten a los gerentes y empleados obtener información sobre los procesos operativos, implementación de nuevos proyectos y recibir retroalimentación sobre su trabajo o comportamiento.
Dado que las reuniones son tan importantes para la mejora de los procesos de negocio , es necesario que se realicen de forma adecuada a las necesidades de los directivos, empleados y de la empresa en general. Hacer productiva una reunión de trabajo evita perder tiempo y no compromete las actividades de los involucrados, asegurando la participación y el entusiasmo de todos los presentes.
Te invito a que me acompañes a lo largo de este contenido, a conocer los principales tipos de reuniones de negocios que puedes realizar, para tener mejores resultados en tu negocio.
Tipos de reuniones de negocios
La importancia de conocer cada tipo de reunión de negocios que existe radica en la necesidad de realizar reuniones cada vez más eficientes y asertivas, que traigan los resultados que la organización y sus empleados quieren lograr en su trabajo diario.
Además, cada tipo de reunión requiere una forma de comportarse y conducir el proceso, el intercambio de ideas y la interacción entre todos. Por tanto, entender esta dinámica es fundamental para que las reuniones de empresa sean realmente productivas, como realmente deberían ser todas.
A continuación, conozca los ocho modelos principales, que pueden llevarse a cabo dentro de los más diversos tipos de empresas.
1 – Reunión de formación
Se refiere a reuniones para orientar y capacitar a los nuevos empleados sobre la operación, el producto / servicio que ofrece la empresa, así como sus procesos organizacionales.
Además, es decir, para la realización de este tipo de reuniones para nuevos empleados, la compañía también puede promover reuniones de este modelo para formar profesionales que ya forman parte de su plantilla, para que permanezcan siempre con conocimientos actualizados y de esa manera, pueden mejorar continuamente su desempeño.
2 – Reunión de información
En este tipo de reuniones ya se han tomado decisiones y la reunión tiene como objetivo informar a los empleados sobre estas decisiones, para que los esfuerzos de cada profesional se dirijan correctamente, mejorando la eficacia de los procesos y favoreciendo la consecución de resultados positivos.
Además de realizar este tipo de reuniones para informar y hacer anuncios, también existen aquellas en las que se solicita información. En este caso, es necesario que, durante la reunión, haya tiempo para que el presentador de los datos solicitados los prepare y demuestre al resto de participantes.
En ambas situaciones, solo se presentan datos e información, sin necesariamente abordar o discutir un problema específico. Para ello, lo ideal, incluso para hacer más productivo este tipo de reuniones, es analizar posteriormente la situación que se pretende discutir y, en una próxima reunión, abordar el tema con un tiempo más adecuado para ello.
3 – Reunión para definir lineamientos
Este tipo de reuniones se realiza con el fin de encontrar soluciones eficientes a determinados problemas que surgen. Sin embargo, en lugar de discutir posibles acciones operativas para resolver la situación, lo que se debate en reuniones como esta es la definición de nuevos lineamientos organizativos, capaces de contribuir a la resolución definitiva de problemas.
4 – Reunión de toma de decisiones
En este tipo de reuniones se exponen y discuten datos, opiniones o problemas, para que directivos y empleados encuentren distintas respuestas y resoluciones.
Este es un tipo de reunión importante, que a menudo se realiza dentro de las organizaciones. En este sentido, es decir, teniendo en cuenta este punto, es fundamental que se haga una planificación previa eficiente, para que, de esta forma, la reunión también sea verdaderamente eficiente.
Para ello, es importante que solo las personas esenciales estén presentes en el proceso de toma de decisiones, que se encuentre la mejor forma de registrar lo decidido, así como los responsables de poner en práctica las decisiones tomadas, entre otros puntos que hará que la reunión sea más productiva.
5 – Encuentro creativo
Esta reunión se puede realizar de forma un tanto informal, sin embargo, siempre teniendo en cuenta la premisa de utilizar el tiempo de forma asertiva. Se trata básicamente de reuniones en las que los empleados debaten temas a través de una lluvia de ideas, es decir, sugiriendo ideas, que serán discutidas, para llegar a una solución eficiente a un problema, para crear uno nuevo. solución que satisfaga las necesidades de los clientes, o para crear un nuevo producto / servicio que la empresa comenzará a vender en su segmento.
El objetivo del encuentro creativo es precisamente dar rienda suelta a la imaginación de todos, permitiendo que los participantes piensen en voz alta y en conjunto y, con ello, combinen sus ideas principales, para transformarlas en formas tangibles de crear soluciones innovadoras que tengan la ver con productos o servicios, y que vienen a aportar innovación, creatividad, expansión y permanencia de los negocios en el mercado.
Como dije al inicio, si bien es un tipo de reunión más informal y libre, es importante que, durante su ejecución, se apliquen algunas pautas, a fin de asegurar que dé buenos frutos a la empresa y a los empleados, de forma general.
6 – Reunión de evaluación
El propósito de la reunión es clasificar el trabajo de los empleados y brindar retroalimentación, de manera que se identifiquen puntos positivos y de mejora.
Para ser verdaderamente eficientes, estas reuniones deben tener en cuenta puntos importantes, como la definición previa de los criterios de evaluación, el impacto del profesional para la organización, la transferencia de información de manera clara, siempre enfocándose en brindar un análisis constructivo, la aplicación de evaluaciones continuas, sin olvidar, por supuesto, la optimización del tiempo, que debe estar presente en todos los modelos de reuniones que mencioné aquí.
Al llevar a cabo este proceso, paso a paso, la empresa es plenamente capaz de implementar mejoras en sus procesos y también de contribuir al desempeño de excelencia de sus empleados, papel fundamental a desempeñar por quienes ocupan puestos de dirección que necesitan Tenga siempre presente todo el alcance del éxito empresarial.
7 – Reunión de seguimiento
Se trata de un tipo de reunión cuyo principal objetivo es monitorear la ejecución de una determinada tarea, que se encuentra en progreso, o monitorear el desempeño de los empleados de la empresa, en general.
8 – Reunión de desarrollo de proyectos
Las reuniones de desarrollo de proyectos, como su nombre lo indica, se realizan con el fin de acercar al equipo, discutir los puntos esenciales, que son parte de la implementación de un nuevo proyecto dentro de la empresa o para un cliente específico.
Cuando hay un nuevo proyecto a ejecutar en la organización, este tipo de reunión es necesaria, pues a través de ella se discuten diferentes puntos de vista sobre el mismo y también se definen las responsabilidades de cada uno de sus integrantes.
Los tipos de reuniones a evitar
Así como existen estilos de reuniones que se deben realizar dentro de las empresas, como es el ejemplo de los que mencioné anteriormente, también existen aquellos tipos que necesitan, de manera efectiva y práctica, evitarse, para que esto no obstaculice la efectividad del equipo, así como su productividad diaria.
Conoce a continuación los principales tipos de reuniones que no debes realizar en tu empresa.
Reunión sin agenda
Uno de los puntos principales que hace que las reuniones se vean como una gran pérdida de tiempo es el hecho de que muchas de ellas se realizan sin la definición previa de una agenda. Por eso, en el momento en que pienses en tener una reunión en tu empresa, es fundamental que ya tengas un tema a tratar y que conciencia a todos los participantes, porque las posibilidades de que la reunión sea realmente efectiva son mucho mayores.
Reunión desenfocada
Por mucho que haya una agenda para discutir, hay personas que participan en las reuniones, incluidos los responsables de la misma, es decir, que las convocan, que simplemente no mantienen el foco en el tema que se necesita discutir. Una reunión, para que sea realmente efectiva, necesita la concentración y el enfoque de todos en la discusión del tema, porque de esta manera es posible llegar a soluciones más rápidamente y también a resultados positivos.
Reunión sin los participantes necesarios
Otro factor que contribuye a perder el tiempo en la realización de reuniones dentro de las empresas es el hecho de que muchos de sus participantes no tienen nada que ver con el tema a tratar. Es necesario ser asertivo en este punto e invitar a participar solo a aquellos profesionales que realmente contribuirán a una discusión eficiente, lo que hará que el debate se desvíe y llegue a las soluciones esperadas.
Centralizar reuniones
El propósito de todos y cada uno de los tipos de encuentro es debatir ideas entre sus participantes. Por lo tanto, es de fundamental importancia que todos tengan la oportunidad de expresarse, para que, de esta manera, la discusión se vuelva sana y productiva. De lo contrario, es decir, si la reunión está demasiado centralizada en el discurso de una sola persona, se convierte en una capacitación o una conferencia y no en una reunión real.
Encuentro que no termina
Otro gran vacío que se encuentra en las reuniones que se realizan en los más diversos tipos de empresas es el hecho de que todas tienen tiempo para comenzar, pero no para terminar. Generalmente, el responsable de la reunión lo llama y quiere discutir todos los asuntos relacionados con la organización solo en esta oportunidad, olvidándose por completo de hablar sobre el tema para el que se programó la reunión.
Es fundamental tener cuidado con este tipo de prácticas, ya que afecta en gran medida la productividad de los empleados y, en consecuencia, de la empresa, ya que los profesionales están encarcelados durante horas y horas, impedidos de realizar sus actividades diarias.
Herramientas para optimizar reuniones
Además de los consejos que os he ido compartiendo a lo largo de este contenido, también existe una forma muy eficaz de hacer aún más productivas vuestras reuniones, que es el uso de herramientas, capaces de optimizar la discusión, de forma eficaz y en la práctica.
Éstos son algunos de ellos:
Una nube
Tener una herramienta de almacenamiento de documentos en la nube es fundamental, especialmente en empresas que suelen celebrar reuniones. Esto se debe a que, son varios los temas tratados en reuniones como estas, por lo tanto, almacenar los documentos relevantes de cada reunión en la nube, facilita su acceso a todos los profesionales que están participando en ella, facilitando así el debate. verdaderamente productivo.
Agendas
Tener herramientas de programación de reuniones compartidas también es una opción extraordinaria, ya que de esta manera se informa a todos los participantes de la reunión sobre la fecha y hora, evitando así que nadie participe y la reunión tenga que ser reprogramada.
Organizador de información
Tener la información a tratar durante la reunión organizada previamente es una premisa básica para una excelente reunión. En este sentido, encontrar la herramienta más adecuada para ayudarte en esta misión, te ayudará a enumerar cada uno de los temas a tratar, eliminando así la posibilidad de que te pierdas en la explicación del tema.
Control del tiempo
Otro tipo de herramienta fundamental para realizar reuniones cada vez más eficientes es aquella que ayuda a los participantes a controlar el tiempo de la reunión. A través de ellos, es posible determinar un período para la discusión de cada tema y, con ello, hacer que el encuentro sea productivo, exactamente como debe ser, para no perturbar la productividad de la empresa en su conjunto.
Al elegir el tipo de reunión adecuado para un tema o actividad específica de la empresa, el gerente contribuye a la interacción de sus colaboradores y ayuda en el desarrollo del trabajo del equipo. La correcta reunión también redunda en un mayor compromiso de los profesionales, ya que no sentirán que están perdiendo el tiempo o retrasando sus actividades.
¿Alguna vez asistió a una reunión que no fue productiva? ¿Cree que no fue adecuado a la demanda? Comenta y comparte el contenido en las redes sociales.