Los procesos administrativos representan el conjunto de acciones que sientan las bases para el funcionamiento de cualquier empresa. Incluyen muchas tareas, como el desarrollo y control de datos relacionados con la organización.
Tales acciones tienen como objetivo encontrar la mejor manera de aprovechar los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos, por lo que son fundamentales para la elaboración de iniciativas que permitan un adecuado crecimiento y planes que conduzcan a la obtención de nuevos ingresos.
Hemos cubierto, a lo largo de este artículo, los principales elementos que caracterizan los procesos administrativos, así como la importancia de realizar una buena gestión de estos procesos. ¡Seguir!
¿Qué es el proceso administrativo?
El concepto de proceso administrativo se refiere al flujo continuo e interrelacionado de actividades de planificación, organización, dirección y control, que se ponen en marcha para lograr un objetivo común: el uso eficiente de los recursos disponibles .
En otras palabras, los procesos administrativos pueden verse como herramientas que utilizan las empresas para lograr sus objetivos estratégicos.
¿Cuáles son las principales etapas del proceso administrativo?
El éxito de una empresa depende, en gran medida, de la correcta articulación de los elementos que integran sus procesos administrativos. Para que esto sea posible, es bueno conocer bien a cada uno de ellos. Revisa:
Planificación
La planificación no es más que crear un futuro deseado. Consiste en saber de antemano qué se debe hacer , es decir, qué se debe hacer para lograr los objetivos de la empresa.
- ¿Qué quieres lograr (metas)?
- ¿Qué se hará para alcanzar este nivel?
- ¿Quién llevará a cabo las acciones previstas?
- ¿Cuándo se pondrán en práctica?
- ¿Qué recursos se utilizarán para este propósito?
Organización
La organización es la composición de un sistema que permite el uso equilibrado de los recursos que tienen como objetivo establecer una relación fructífera entre el trabajo a realizar y los colaboradores que deben realizarlo.
Es una forma de determinar qué se debe hacer para lograr un propósito previamente definido, dividiendo y coordinando actividades y aportando recursos.
Dirección
La gestión es la función que intenta, a través de la influencia interpersonal, asegurar que todos los involucrados en la organización contribuyan eficazmente al logro de sus objetivos. Por ello, es fundamental invertir en herramientas y soluciones que mejoren el liderazgo, la comunicación interna y la motivación del equipo.
Controlar
El control es la función que evalúa los resultados obtenidos, comparándolos con los esperados (planificados) con el fin de buscar la mejora continua. Esto significa que el control tiene como objetivo corregir las desviaciones que puedan producirse en relación con las finalidades (generales y / o específicas) previamente establecidas.
Integración
Para tener éxito, los procesos administrativos deben contener un elemento de integración que seleccione los recursos financieros, materiales, técnicos y humanos que se consideren necesarios para el buen funcionamiento de una organización.
Pronóstico
Predecir lo que se puede hacer equivale a diagnosticar la información disponible de tal forma que sea posible construir el contexto futuro en el que se encontrará la empresa.
¿Cuál es la importancia del proceso administrativo para la empresa?
Uno de los factores que mejor demuestra la importancia de los procesos administrativos es su universalidad. De hecho, los procesos utilizan signos, expresiones y documentos comprensibles para todos los sectores de la empresa, con elementos del proceso administrativo comunes que los hacen comprensibles para todos los miembros de la organización.
Controlar los procesos requiere conocer el estado real de su negocio para determinar qué acciones se pueden realizar y evitar posibles problemas, además de estipular las acciones necesarias.
Los procesos administrativos también permiten la gestión de todas las tareas importantes de la empresa. Gracias a ello, es posible planificar, organizar, coordinar, controlar y dirigir las diferentes funciones técnicas, comerciales, financieras, de seguridad y contables que integran la organización.
En definitiva, los procesos administrativos son fundamentales para cualquier negocio, ya que son los encargados de orientar y orientar al equipo en base a las cualidades personales de sus integrantes.
Este es también un medio para decidir el futuro de la empresa, ya que en base al conocimiento de las tareas por parte de cada profesional, es factible idear planes para apalancar la rentabilidad.
¿Cómo optimizar los procesos administrativos?
Para optimizar los procesos administrativos y estabilizarlos dentro de la organización, es muy recomendable implementar los siguientes pasos:
Identificar los procesos que componen la organización.
Esta definición debe ir acompañada de la elucidación de los indicadores clave más importantes de cada proceso, que pueden variar significativamente según las particularidades de su negocio y las características generales de su segmento.
La necesidad de conocer los indicadores y medirlos se justifica por el potencial que tiene esta medida para señalar en qué sectores se deben realizar las mejoras.
Si está digitalizando el sector administrativo de la empresa, los indicadores clave deben girar en torno a reducir el tiempo dedicado a las tareas manuales, reducir los costos, etc.
A continuación, debes definir la fase (o fases) del proceso en las que debes mejorar el indicador que se eligió al inicio. Es aconsejable modificar las fases una a una, ya que esto revela más claramente la precisión de los resultados obtenidos.
Planear acciones pertinentes
Primero, debe diseñar el proceso y tener claro qué objetivos quiere alcanzar la empresa. Luego, se deben elegir los recursos tecnológicos para ejecutar los procesos, medir sus resultados, etc.
No olvide que los tiempos del proceso deben definirse y respetarse al iniciarlo. Finalmente, el equipo que trabajará en él debe involucrarse desde que se realizan las primeras acciones de mejora.
Analizar los resultados obtenidos
Es fundamental contar con herramientas capaces de ayudar a analizar los resultados obtenidos con la mejora de los procesos administrativos. En este paso, debes evaluar el indicador inicial y verificar que se hayan alcanzado los objetivos.
Se deben analizar los resultados tanto cuantitativos como cualitativos para ver si se han cumplido los objetivos iniciales y si los cambios implementados han contribuido a mejorar el proceso en cuestión.
Seguimiento de indicadores de desempeño
Dado que los objetivos pueden cambiar con el tiempo, es necesario monitorear constantemente los indicadores de desempeño para cambiar aquellos que ya no tienen sentido para la estrategia de la organización e incorporar nuevas formas de evaluar la efectividad de los procesos.
Para que los avances logrados se mantengan indefinidamente, recuerde que, independientemente de la naturaleza y tamaño de su negocio, la adopción de métodos racionales y sistemáticos debe estar en el centro de su atención en cada decisión que se tome, apuntando a la optimización de su procedimientos administrativos.