No importa cuál sea su segmento de mercado. Tampoco importa el tamaño de su empresa. En todas las organizaciones empresariales, las reuniones se llevan a cabo constantemente. Muchos empleados y gerentes ven las reuniones como una pérdida de tiempo, pero no lo son. Por el contrario, estas reuniones son muy importantes para cualquier empresa.
Es un momento en el que es posible discutir temas relevantes para asuntos laborales, así como definir objetivos y estrategias prácticas para la ejecución de un proyecto determinado. Si, al salir de una reunión, siente que nada se ha resuelto y que la reunión no ha sido productiva o útil, entonces ha estado en una reunión ineficiente. Realizar una reunión eficiente es una parte esencial del trabajo de gestión estratégica, y la persona responsable de esta actividad corporativa tiene la obligación de desarrollar estrategias para mantener la atención de los participantes de la reunión .
Si desea que las reuniones en su empresa sean más efectivas, oportunas y productivas, ¡consulte los siguientes consejos!
6 consejos para hacer una reunión eficiente y productiva
Si ha participado en reuniones que no resultan en productividad o que no son relevantes para la empresa, ¡consulte estos 6 poderosos consejos que ayudarán a revertir esta situación!
1 – Establecer la duración de la reunión
Al llamar a una reunión, establezca una hora de inicio y finalización. Una de las principales precauciones para llevar a cabo una buena reunión es respetar el tiempo establecido para el evento. Es necesario tener presencia y autoridad para establecer el límite de tiempo y poder conducirlo a su favor, para salir de la reunión con los objetivos logrados. Respetar esta condición permite que los involucrados planeen participar, sin poner en peligro sus otras actividades. Si es posible, cuando programe la reunión, asegúrese de establecer la hora en que comenzará y la hora en que terminará. Es importante que todos los involucrados estén conscientes de esto.
2 – Establecer la agenda de la reunión
Tener una agenda en mente ayuda a hacer reuniones productivas. Haga una lista de temas que se tratarán durante la reunión y envíela por adelantado a los demás participantes. Esto permite a todos prepararse y tomar ideas que ya están bien desarrolladas, lo que reduce el tiempo de discusión.
Al presentar la agenda, no deje objetivos vagos. Por ejemplo, en lugar de poner “discutir proyecto X”, sea más específico y defina: “discutir la implementación de dicha funcionalidad del proyecto”. También vale la pena mencionar que es importante enumerar el número de agendas que se discutirán en la reunión para que sean compatibles con el tiempo establecido. Esto será para que no haya demoras, especialmente para finalizar la reunión.
3 – Administrar el tiempo
Es importante que todos puedan participar y aportar sus ideas y opiniones. Para que esto suceda, evite dejar que solo unas pocas personas dominen durante el tiempo asignado. Establezca un período para que cada uno se exprese. Cuando alguien pasa el tiempo, sugiera gentilmente que es necesario dejar hablar a otro colega.
4 – Mantente enfocado
Aunque es común que los colegas quieran actualizar los asuntos, es importante mantener el enfoque en la agenda propuesta para la reunión. Vaya directamente al grano, ya que todos los presentes ya saben cuáles serán los problemas cubiertos. Deje conversaciones informales para Happy Hour y dirija la reunión directamente a su tema. Mantener el enfoque es extremadamente importante para que las reuniones sean productivas y relevantes para las organizaciones.
5 – Incluir solo personas relevantes para la agenda
Hay dos riesgos al convocar una reunión: convocar a demasiadas personas u olvidar invitar a personas importantes. Tenga cuidado de evaluar cuidadosamente a las personas que serán convocadas a la reunión, asegurando la practicidad de la discusión. Antes de confirmar la reunión, enumere a las personas que son importantes para discutir las agendas establecidas.
6 – Iniciar y finalizar conversaciones
Cuando una reunión trata varios temas, es natural que algunos temas permanezcan abiertos. Sin embargo, trate de evitar que esto suceda. Todos los temas cubiertos deben resolverse por completo, preferiblemente con la definición de una persona responsable de las tareas relacionadas con el proyecto discutido. Si se necesita más tiempo, programe una nueva reunión en un momento diferente. Asegúrese de que todos realmente necesiten estar en esta segunda reunión.
La vida corporativa es mucho más beneficiosa cuando puede realizar reuniones eficientes, alcanzar sus objetivos iniciales y evitar que los profesionales piensen que están perdiendo el tiempo. Tener enfoque y objetividad en situaciones como esta hace que los debates sean relevantes. Además, hace que las personas involucradas se den cuenta de que sus ideas pueden marcar la diferencia para la empresa. Esto contribuye a la participación y el compromiso de los empleados.
Y usted, ¿qué hace para que sus reuniones sean más productivas y centradas? Utiliza el espacio para dejar tu opinión y contar tu experiencia sobre el tema. Aproveche la oportunidad de compartir este contenido en sus redes sociales.