La creación de un plan de acción es un paso consecuente con la elaboración de la planificación estratégica del negocio, también llamada plan de acción del negocio, que define los objetivos y metas a alcanzar por la organización en un determinado período de tiempo. Su realización es esencial para que las actividades de la empresa estén bien organizadas y favorezcan los logros deseados.
Pero, ¿qué es un plan de acción? Como su nombre lo indica, este es un proyecto en el que se consolida toda la información sobre el objetivo deseado, desde las actividades para lograrlo, hasta los recursos físicos, monetarios y humanos necesarios. Esta herramienta permite tomar todas las decisiones incluso antes de ponerlas en práctica, asegurando más asertividad y corrección previa de cualquier problema. Un buen plan de acción puede incluso ser la base para la planificación estratégica.
El plan de acción puede ser utilizado por profesionales que desean alcanzar algún objetivo en sus carreras o por empresas que necesitan invertir en soluciones más complejas. También está indicado para alcanzar soluciones a corto plazo, pero nada impide que se use también en otras circunstancias. Permite al ejecutor seguir una secuencia de tareas más claras y lógicas previamente delimitadas, lo que lleva al logro de los objetivos de una manera más rápida y práctica.
La importancia de definir un plan de acción
Lograr excelentes resultados, ascender en la escala profesional, lograr metas y objetivos de manera efectiva. Ciertamente, estos elementos son deseados por cada profesional que busca el éxito. Sin embargo, para lograr todo esto, es necesario planificar todos los pasos y tener la disciplina para cumplirlos. Desde esta perspectiva, elaborar un plan de acción es una forma de separar las etapas de preparación de la ejecución, obteniendo un estudio más detallado de todas las actividades necesarias para lograr el objetivo.
Sin embargo, elaborar un plan de acción requiere una buena recopilación y análisis de datos por parte del ejecutor, a fin de proyectar el futuro teniendo en cuenta los factores básicos que deben ser respetados por quienes lo ejecutarán. Esta recopilación puede llevarse a cabo mediante un autoanálisis de sus habilidades profesionales y personales, si está interesado en utilizar la herramienta para aprovechar su carrera. Si su propósito es proponer soluciones para su empresa, las actas de reuniones, encuestas, informes de auditoría y otros documentos pueden ser muy útiles.
Del papel al logro de objetivos
Imagine que desea una promoción laboral en la empresa donde trabaja o incluso cambiar de carrera. ¿Cuál sería la mejor manera de lograr estos objetivos? Puede usar fácilmente el plan de acción como su faro para guiar cada paso hacia el logro de lo que desea. Para ejemplificar cómo funciona, imagine que está en el punto X de su carrera y quiere ir al punto Y. El proyecto lo ayudará a describir todos los pasos para hacer este movimiento. Algunas pautas son fundamentales en la elaboración efectiva de esta planificación.
Siga los pasos del plan de acción.
Como toda planificación, el plan de acción también debe prepararse, desarrollarse y cerrarse, siguiendo los pasos tradicionales: inicio> planificación> ejecución> monitoreo> cierre. Coloque todos los artículos en el papel de acuerdo con las instrucciones descritas en los siguientes temas:
comienzo
Como dijimos, el plan de acción requiere un buen conocimiento de su ejecutor. Este es el punto de partida de su elaboración. Reúna toda la información posible sobre lo que desea rastrear. Estar bien preparado hace que sea más fácil organizar el proyecto de manera más eficiente, además de identificar cualquier problema que pueda dificultar el progreso de las actividades. Este conocimiento nos permite definir adecuadamente los términos y costos necesarios para llevar a cabo las acciones que conducen al logro de los objetivos.
Planificación
La planificación es la base de la estructura del plan de acción, porque es aquí donde se deben definir las actividades principales y los recursos respectivos para llevarlas a cabo. Por lo tanto, en esta etapa, el albacea tiene la tarea de elaborar un cronograma, determinar la participación de los profesionales y los costos necesarios. Además, también es necesario desarrollar planes de acción secundarios de acuerdo con los requisitos para llevar a cabo las actividades definidas, tales como, por ejemplo, riesgo, calidad, recursos humanos, entre otros.
Ejecución
Esta es la etapa donde las acciones planificadas se pondrán en práctica. Para cada uno de ellos, se debe atribuir el consumo del presupuesto previamente calculado, así como los recursos humanos y físicos. El ejecutor debe analizar la ejecución de cada una de las actividades porque es en esta etapa que cualquier error y desviación que pueda obstaculizar el progreso del plan se hará evidente.
Supervisión
También debe desarrollar estrategias para monitorear la evolución general de su plan de acción, así como definir los períodos en los que realizará este análisis en el cronograma. Cuando identifica un problema, debe enumerarlo, identificar sus causas y asignar una solución adecuada para resolverlo. Si es necesario, no dude en ajustar cualquier etapa de su proyecto para garantizar su efectividad.
Clausura
En la fase de cierre, debe revisar el plan de acción y transferir la información a un documento que le permita realizar un seguimiento adecuado. Si hay más involucrados en la ejecución del proyecto, deben recibir una copia con sus actividades respectivas y otra información relevante debidamente enumerada. Esta fase es importante para implementar efectivamente su planificación.
Es muy importante conocer los pasos del plan de acción. Tres preguntas son fundamentales al elaborar el plan. Aquí está el consejo:
¿Donde estamos?
Esta es la primera pregunta que debe responderse en la preparación de la planificación estratégica. Es una evaluación exhaustiva del entorno interno y externo de la empresa, buscando identificar los factores que pueden influir en el logro de los objetivos de la organización.
Al analizar el entorno interno, los gerentes deben enumerar las fortalezas que deben aprovecharse y las debilidades que deben suprimirse, teniendo en cuenta todas las áreas y recursos de la empresa. Además, los gerentes deben identificar las oportunidades y amenazas que ofrece el entorno externo, teniendo en cuenta los aspectos de mercado, económicos, sociales, legislativos y todos aquellos que pueden influir en la organización.
¿A dónde queremos ir?
En esta etapa, los gerentes evalúan la historia de la compañía y crean los objetivos a alcanzar. El logro de estos objetivos debe estar relacionado con un período preestablecido y estar sujeto a verificación. En general, los objetivos comerciales están asociados con mayores ganancias, expansión comercial, posicionamiento en el mercado o variación de la cartera de productos.
¿Cómo llegar allá?
La etapa final de la planificación estratégica, la definición de estrategias considera la información generada por los dos pasos anteriores y crea formas de alcanzar los objetivos que se han establecido. Es la delimitación de los caminos que deben adoptarse hacia los propósitos de los gerentes, de modo que cada camino, cada estrategia, cumpla al menos un objetivo.
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Construyendo un plan de acción comercial
El propósito del plan de acción comercial es enumerar todas las actividades que deben realizarse para lograr los objetivos establecidos en la planificación estratégica del negocio. Este es el momento de detallar, de manera clara y realista, qué acciones serán responsabilidad de cada empleado, estableciendo cómo se realizará la función y en qué plazo.
Sistema 5W2H
El sistema 5W2H es una lista de verificación de varias actividades que todos los empleados de la empresa deben desarrollar con mucha claridad. Básicamente, 5W2H es el mapeo de las actividades a realizar, desde las iniciales hasta el logro de los objetivos. Este método funciona a partir de la respuesta detallada a las siguientes preguntas:
- ¿Qué , qué se hará?
Se ocupa de los pasos necesarios para completar una determinada acción. - ¿ Por qué? ¿ Por qué se hará?
Esta es la justificación de las acciones que se tomarán. - ¿Dónde, dónde se hará?
Indicación de la ubicación donde se llevarán a cabo las acciones. - ¿Cuándo, cuándo se hará?
Establecimiento del cronograma de actividades y plazo de finalización. - ¿Para quién se hará?
Enumere a las personas involucradas en las actividades, siendo responsables de realizar las tareas y administrar a los empleados. - Cómo: cómo se hará 05
Designación de todos los métodos que se utilizarán. - ¿Cuánto costará?
Cálculo del importe a invertir.
Después de responder las preguntas del Sistema 5W2H , el gerente tiene a mano un documento que sirve como guía para dirigir los esfuerzos y permitir la verificación de actividades, de acuerdo con su realización. De esta forma, es posible identificar rápidamente cuándo alguna actividad se llevó a cabo de manera diferente a lo planificado, evitando una caída en la calidad del objetivo final.
Es importante que toda la organización participe y siga el plan de acción comercial, proporcionando una alta cooperación y mayores posibilidades de éxito en el proceso. La herramienta es muy fácil de implementar y sus beneficios son numerosos. Así que siempre úsalo.
Plan de Entrenamiento y Acción
En cualquier caso, siempre trate de estar al día en su mercado, tome nuevos cursos y mejore sus habilidades de comportamiento, especialmente con respecto al trabajo en equipo, la automotivación, el enfoque, la gestión del tiempo y la comunicación interpersonal. En esta perspectiva, una apuesta excelente es el Coaching, que trabaja en un plan de acción de manera detallada, es decir, de acuerdo con las metas y objetivos profesionales y personales del cliente, siempre respetando sus creencias y valores y alineándolos, de una manera sistémico, a los resultados deseados.