Las herramientas de análisis y gestión de riesgos son metodologías y técnicas utilizadas en el entorno corporativo para evaluar los riesgos inherentes a un proyecto o proceso de trabajo ya en curso. Ayudan en la toma de decisiones y permiten tomar medidas preventivas para evitar problemas o reducir su impacto en los empleados, equipos, instalaciones y procesos.
No existe un método único para realizar un proyecto o análisis de riesgo de operación. Lo que existe son técnicas que pueden seleccionarse y combinarse de acuerdo con las necesidades de los gerentes.
Cada herramienta tiene indicaciones específicas, fortalezas y debilidades. Algunos son más adecuados para evaluar las causas de un problema, otros sus consecuencias. Descubra algunas de las técnicas más utilizadas en el proceso de gestión y análisis de riesgos.
‘What if’
La expresión “What if” se traduce como “What if” en portugués. Esta es una herramienta muy simple y fácil de entender para los empleados. A menudo se usa como el primer paso para identificar riesgos potenciales. Después de su uso, se puede hacer un análisis más profundo de los riesgos y sus causas y consecuencias con la ayuda de otras técnicas.
Este método proporciona reuniones entre empleados que están familiarizados con el proceso a analizar. En la primera de estas reuniones, se le pide al equipo que haga una serie de preguntas, usando su imaginación para tratar de identificar todos los posibles problemas. Todas las preguntas se formulan en un formato que comienza con la expresión “¿Qué pasaría si …?”. Por ejemplo:
- ¿Qué pasa si el motor se calienta?
- ¿Qué pasa si hay una interrupción en la fuente de alimentación?
En las siguientes reuniones, el equipo debe buscar respuestas consensuadas a las preguntas planteadas, señalando su causa, consecuencia y recomendaciones para evitar el problema. La principal ventaja de la herramienta “Qué pasaría si” es que puede llevar a cabo una revisión muy amplia, permitiendo la identificación de un amplio espectro de riesgos .
Análisis preliminar de riesgos (APR)
El Análisis Preliminar de Riesgos (APR), como su nombre lo indica, es también una herramienta de enfoque inicial, utilizada para identificar posibles riesgos cuando la operación aún no ha comenzado , es decir, durante la fase de diseño o en el desarrollo de un nuevo producto. o servicio
El primer paso en la APR es identificar todas las actividades que conforman el proceso que se está analizando, tratando de predecir todos los problemas que puede enfrentar cada etapa. Estos datos se usan para llenar una tabla estandarizada. La primera columna de esta tabla debe describir los riesgos identificados, en la segunda serán sus posibles causas y, en la tercera, las consecuencias. La cuarta columna debe contener la categoría de riesgo. Se divide en tres componentes:
- Frecuencia: indica la probabilidad de que ocurra este evento, es decir, si es probable, razonablemente probable, remoto o extremadamente remoto;
- Gravedad: indica el grado de severidad de las consecuencias del evento, que puede ser insignificante, marginal, crítico o catastrófico;
- Matriz de riesgo: combina la frecuencia y la gravedad de un riesgo determinado, lo que permite la creación de una clasificación de prioridades. Cuanto más probable sea que ocurra un evento y más graves sean sus consecuencias, más atención se debe prestar a ese riesgo. En este criterio, los riesgos se pueden dividir en insignificantes, menores, moderados, graves y catastróficos.
Finalmente, la tabla se finaliza con una última columna, en la que se indican las acciones necesarias para evitar el problema.
5 porqués
Esta técnica tiene como objetivo llegar a la causa raíz de un problema en particular, eliminando excusas y respuestas más inmediatas y superficiales. Básicamente consiste en una sucesión de preguntas , similar a la de los niños que están en la fase de “por qué”.
La técnica debe aplicarse en grupos. Primero, se señala el problema y luego comienza el interrogatorio, que solo termina cuando se alcanza la causa raíz. A pesar del nombre de la técnica, no es obligatorio limitar las preguntas a cinco. Las preguntas deben hacerse hasta que comprenda dónde está el problema.
Ejemplo
Problema: los clientes del restaurante se quejan de que la comida ha llegado fría.
- ¿Por qué la comida ha estado fría? Porque el plato espera mucho tiempo en la cocina.
- ¿Por qué el plato espera tanto tiempo en la cocina? Porque el camarero está tardando demasiado en ir a buscarlo.
- ¿Por qué el camarero tarda tanto en ir a buscar? Porque el cocinero no te dice que el plato está listo.
- ¿Por qué el cocinero no te dice que el plato está listo? Porque el cocinero tiene mucho servicio.
- ¿Por qué está de servicio el cocinero? Porque hay pocos empleados en la cocina.
Causa raíz: falta de empleados en la cocina.
FMEA (Modo de falla y análisis efectivo)
Este método fue creado por la NASA en la década de 1960, después de lo cual fue adoptado por la industria automotriz y, a partir de ahí, se extendió a otras ramas. FMEA es una técnica de ingeniería que identifica, clasifica y busca eliminar fallas en proyectos o procesos antes de que tengan consecuencias.
Al igual que otros modelos, FMEA comienza con la identificación de todas las fallas posibles y sus posibles efectos. En el siguiente paso, un equipo de ingenieros trabaja para crear una clasificación de estas fallas . Deben calificar los riesgos para determinar su nivel crítico considerando tres factores:
- Suceso: indica la frecuencia con la que se produce el fallo;
- Gravedad: indica cuán severa es la consecuencia de la falla;
- Detección: indica la capacidad de identificar la falla antes de que dañe al cliente.
A partir de estos tres factores, se aplica una fórmula que permite decir qué fallas son más graves y cuáles son menos graves. Los riesgos más críticos deben tener prioridad en la adopción de medidas preventivas.
Lista de verificación
Como su nombre indica, la lista de verificación es una herramienta utilizada para verificar si se están adoptando las medidas preventivas sugeridas por los procesos de análisis de riesgos.
Consiste en armar una lista de todos los riesgos identificados y sus respectivas recomendaciones de prevención. Junto a cada elemento, se debe completar una columna con “sí” o “no”, para indicar si se han implementado las medidas preventivas.
Muy simple de aplicar, la lista de verificación es muy útil para tener una visión general de las medidas de control de riesgos, asegurando la aplicación de los procedimientos sugeridos y permitiendo identificar las necesidades de correcciones.