▷ Conoce los niveles administrativos

En toda organización, tres niveles de administración, decisión y operación son necesarios para que todo fluya con éxito. El objetivo se logra mediante la planificación, es decir, preparándose para lograr el éxito , lo que optimizaría los recursos y haría más eficiente su aplicabilidad.

A pesar de tener varios significados, la organización difiere en su concepto como entidad social y en función de la gestión, aunque, aunque diferentes, ambos criterios están interrelacionados. En cierto modo, una organización como empresa también tiene su rol social y hace uso de la organización como función para lograr metas de manera efectiva.

En las empresas, los administradores, gerentes y líderes son responsables de otros empleados y del desempeño de la organización en su conjunto. En este sentido, los niveles administrativos fueron creados para mejorar la ejecución de las funciones de los gerentes, permitiendo una mejor focalización de las tareas y operaciones organizacionales.

Para entender mejor y en detalle cómo funcionan y cuáles son estos niveles administrativos que existen en el contexto empresarial, los invito a seguirme y ver este contenido.

Los niveles de planificación empresarial

Antes de hablar específicamente del tema de este artículo, creo que es importante hablar primero de los niveles de planificación empresarial , para que, de esta forma, todos los asuntos queden claros en tu mente.

La planificación empresarial es fundamental por varias razones, por ejemplo, la reducción de los impactos ambientales, el sentido de la orientación, la mejora del autoconocimiento, entre otras. En general, los administradores se clasifican en tres niveles de planificación dentro de una organización. La diferenciación entre ellos se da en términos relativos y se basa en cuatro aspectos, donde se presentan el nivel de decisión, el horizonte temporal, la especificidad y la amplitud de efectos. Estos aspectos definen los tres niveles de planificación empresarial. Son ellos:

Alta dirección: establece los objetivos (que se desglosarán en metas) y los transmite a los niveles jerárquicos más bajos, hasta los niveles operativos de la organización. La alta dirección está en la cima de la pirámide administrativa representada por presidentes, vicepresidentes y directores.
Mandos intermedios: se conoce como dirección de departamento o dirección de sector. Es la encargada de dirigir y coordinar las actividades de los altos directivos y otros no directivos, como recepcionistas, auxiliares administrativos, entre otros.
Gestión operativa: es directamente responsable de la producción de bienes o servicios. Está formado por jefes de ventas, jefes de sección o supervisores de producción. Este nivel de gestión es el vínculo entre la producción u operaciones de cada departamento y el resto de la empresa.

La organización, presente en cada nivel estructural, influye en sus administradores, aunque los comanden en su conjunto, teniendo un campo de acción dentro de su ámbito de trabajo, y debe organizar sus tareas en el ámbito de sus responsabilidades.

Niveles administrativos

Ahora, llegamos a los niveles organizacionales, donde, primero, está el nivel Estratégico, es decir, los altos directivos, directores y presidentes, que definen las estructuras y organizaciones en general.

Luego están los administradores de nivel táctico, los gerentes, que tienen el rol de definir estrategias y organizar la departamentalización de la estructura de la que son responsables.

Por último, los gerentes a nivel operativo, más comúnmente conocidos como supervisores. Estos definen los roles y tareas de cada rol en la organización.

Todos buscan estructurar las diferentes actividades para generar mejores y mayores resultados para la organización. Conozca los detalles de cada uno a continuación:

Estratégico

El nivel estratégico se puede definir como el que determina las estrategias de la empresa. Este tipo de planificación ayuda a obtener la visión, misión, así como sus valores. Además de colaborar con el diseño de objetivos y análisis de factores internos y externos.

Es el nivel más alto de la jerarquía, integrado, como dije anteriormente, a los presidentes, directores y demás altos directivos, que integran la alta dirección, lo que hace que este nivel administrativo sea el más alto de la organización, ya que son quienes toman las principales decisiones de la empresa y determinan los objetivos a mediano y largo plazo. Es el más amplio de los tres niveles y cubre toda la organización.

Como es el responsable de definir el futuro de la empresa en su conjunto, este nivel administrativo también se conoce como nivel institucional. La competencia básica es traducir las incertidumbres del entorno externo altamente dinámico, que tiene como objetivo determinar objetivos y metas. A través de las actividades de planificación, organización y control, de forma coordinada, se busca alcanzar los macro objetivos de la organización.

Las tendencias del mercado, la situación financiera y la influencia que ejerce sobre la empresa, investigan cambios en el comportamiento del consumidor y desde allí definen cuáles serán las estrategias políticas y financieras, para adaptarse a los escenarios y también a las adversidades encontradas.

Lo importante aquí es tener en cuenta todos los factores internos y externos a la organización, como el escenario económico global y la situación del mercado en el que opera la empresa. Una excelente herramienta en este momento es el análisis FODA, que ayuda a mapear todas las Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas y proporciona una gran base para estructurar otros planes estratégicos.

Las decisiones estratégicas generalmente se establecen a largo plazo y se toman en la cima de la empresa. Este hecho suele generar actos cuyos efectos son de larga duración y un poco más complicados de realizar una intervención. En la Administración Pública, este nivel administrativo abarca, por ejemplo, las actividades del alcalde municipal de una ciudad, con proyectos que involucran a toda la estructura, y que, por lo tanto, deben considerar cambios en entornos como el social y económico del municipio, para desarrollar las acciones necesarias.

Es un proceso permanente y continuo, que siempre tiene una visión de futuro. Está enfocado a la toma de decisiones y asignación de recursos de manera racional y eficiente, lo que en consecuencia genera cambios en la empresa. En general, las decisiones estratégicas las definen los propietarios, CEO, presidente, directorio, sin embargo, depende mucho de cómo se instale esta organización. Los profesionales en posiciones estratégicas deben evitar las actividades administrativas a nivel táctico y las actividades a nivel operativo tanto como sea posible.

A continuación se muestran algunos ejemplos de objetivos estratégicos:

Incrementar la satisfacción del cliente en un XX%;
Reducir los costos productivos en un XX%;
Incrementar el índice de formación de los empleados en un XX%;

Para simplificar, aquí hay algunas preguntas esenciales que pueden ayudar al ejecutar la Planificación Estratégica:

¿Quienes somos?
¿Que hacemos?
¿Por qué lo hacemos?
¿Donde estamos?
¿A dónde queremos ir?
¿Qué valoramos?

Es importante resaltar que si bien la Planificación Estratégica se establece para un horizonte de hasta diez años, es sumamente necesario que se revise y actualice constantemente. Si esto no sucede, los planes enfrentan serias amenazas de volverse obsoletos y eventualmente ser abandonados dentro de la organización.

Táctico

Aquí están los planes con un enfoque a mediano plazo y con un poco más de detalle que la Planificación Estratégica, pero aún manteniéndolo esbelto y con cierta visión holística. Este nivel administrativo articula internamente el nivel estratégico y operativo de la empresa, estando integrado por los responsables y gerentes de cada sector. También conocido como nivel gerencial o intermedio, su función es mitigar los impactos ambientales y transformar los objetivos en programas de acción para el nivel operativo.

El nivel táctico incluye a los superiores de cada sesión, así como a los directivos. En este puesto, las tareas a realizar son todas del área organizacional (finanzas, recursos humanos, líneas de productos diferenciadas, etc.). También es responsable de implementar las decisiones estratégicas tomadas en el nivel superior. Contamos con planes y proyectos por sectores, áreas o departamentos, para ser realizados a nivel operativo.

El tiempo de planificación a nivel táctico es de mediano plazo. En este nivel, existen menos dudas para la toma de decisiones, por lo que se revisan con mayor facilidad, cuando es necesario, y con menor impacto en el funcionamiento estratégico de la empresa. El imperativo aquí es que cada área o función tenga sus propios planes específicos, los cuales están vinculados umbilicalmente a las acciones estratégicas de la empresa en su conjunto.

En el contexto de la Administración Pública, los departamentos municipales, como por ejemplo, el departamento de salud municipal, que desarrolla un proyecto de combate al dengue o un programa de salud familiar, se encuadran en este nivel.

Una de las principales diferencias entre la Planificación Estratégica y la Planificación Táctica es que la primera está orientada al conjunto de la organización, mientras que la segunda está orientada a las áreas y departamentos de la empresa, lo que incluye detallar a través de los medios para lograr los objetivos y metas. organización. En otras palabras, podemos decir que la Planificación Táctica es la descomposición de la Planificación Estratégica para cada sector, para cada área de la empresa.

En la planificación táctica, las proyecciones se llevan a cabo durante un período, que suele oscilar entre 1 y 3 años. Aquí tendremos planes de marketing, planes de producción, planificación de personal, todo lo cual dará como resultado una planificación financiera corporativa, con una descripción general de las entradas y salidas de la empresa para el período que se planifica.

Para facilitar la comprensión, aquí hay algunas preguntas que deben abordarse:

¿Que hacer?
¿Puedes hacerlo?
¿Vale la pena hacerlo?
¿Va a funcionar?
¿Cuándo lo vamos a hacer?

A partir del desarrollo de la planificación táctica, es necesario determinar Objetivos Tácticos para cada unidad específica de la organización. Estos deben crearse para asegurar que se alcancen los Objetivos Estratégicos.

Algunos ejemplos de objetivos tácticos:

Asegúrese de que los pedidos realizados por los clientes se entreguen en un plazo máximo de 01 días;
Asegurarse de que no se comercialicen productos defectuosos;
Asegurar que todos los empleados de la empresa tengan algún tipo de graduación;

Operacional

Este es el nivel que forma la base de la empresa. Los profesionales que lo ocupan son los encargados de gestionar la ejecución y desempeño de las tareas y actividades diarias. Estos planes son mucho más detallados que los pasos anteriores, los cuales especifican a las personas involucradas, cada una de sus responsabilidades, actividades, funciones, además del equipamiento y recursos financieros necesarios para poner en práctica los planes.

En cada nivel administrativo, es importante reconocer el rol estratégico de cada empleado. Si no existen competencias correlacionadas entre sectores, aumentan las posibilidades de que las decisiones tomadas no se transmitan o no se hagan cumplir de manera eficiente. Tanto el nivel jerárquico como el administrativo son esenciales para el contexto organizacional de una empresa.

En este nivel, los administradores deben aprovechar al máximo el potencial de cada empleado, para que éste utilice las herramientas administrativas que tienen, su función es mejorar la producción de bienes y servicios de manera satisfactoria en el corto plazo, siempre siguiendo los lineamientos establecidos a nivel táctico. Entre las posiciones inherentes a esta posición podemos mencionar a los jefes de equipo y supervisores.

A nivel operativo, o la fuerza laboral de la organización, los gerentes ejecutan los proyectos, y aquí las decisiones operativas están ligadas al control y actividades operativas de la empresa, eminentemente técnicas. El tiempo de planificación en este contexto es a corto plazo.

En relación a la organización pública, un ejemplo es la puesta en funcionamiento de los proyectos elaborados por el Departamento de Salud, con las visitas de los agentes sanitarios a las residencias de los ciudadanos, con el fin de combatir enfermedades o sensibilizar a las personas para afrontar el problema.

Como resultado de esta etapa de Planificación, se suele obtener un plan de acciones y cronogramas de las actividades que se deben desarrollar dentro del período de tiempo ya planificado.

A continuación, se muestra una lista de algunos ejemplos de objetivos operativos:

Implementar un sistema que ayude en el proceso de selección y seguimiento de pedidos;
Implementar un programa que apunte a la calidad total dentro;
Establecer una alianza con una universidad o profesional específico, con el objetivo de formar a los empleados y mejorar su desempeño.

Para la ejecución de este plan de acción, algunas preguntas que pueden ayudar son:

¿Que hacer?
¿Como hacer?
Quien va a hacer
Cual es el plazo requerido?
¿Qué herramientas y recursos se necesitan?
¿Cuanto va a costar?
Cuales son las alternativas?

Para tener éxito en todas las etapas de este proceso, es fundamental que se lleve a cabo una evaluación de todos los riesgos de cada actividad planificada, además de la definición de planes de contingencia en caso de que uno de estos problemas previstos realmente suceda
como emprendedor, líder, gerente y profesional en las más diversas áreas, es fundamental conocer los niveles administrativos de una empresa, ya que esto contribuye para que las acciones organizacionales estén mejor dirigidas y traigan los resultados esperados por todos.

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