Los asistentes administrativos son algunos de los profesionales más versátiles que existen. Desde manejar personalidades hasta mantener todo organizado y ejecutar las operaciones de la oficina, es un trabajo que requiere muchas habilidades diferentes en un momento dado. Si está pensando en convertirse en asistente administrativo para la siguiente fase de su carrera, veamos algunas de las habilidades más importantes que necesitará para tener éxito.
Habilidades duras
En primer lugar, debe asegurarse de que sus habilidades sólidas estén en orden para un trabajo como asistente administrativo. ¿Qué son las habilidades duras? Son las habilidades que requieren habilidad técnica o específica. Estos son fáciles de enumerar porque puede usar puntos muy específicos. Por ejemplo:
- Experto en Microsoft Excel
- Experiencia en codificación HTML
- Escribiendo 100 palabras por minuto
Las habilidades duras son las habilidades que puede cuantificar y mostrar fácilmente (a diferencia de las habilidades “blandas”, que a menudo son más subjetivas y necesitan ejemplos o aclaraciones más específicos). No es necesario un contexto adicional para demostrar que puede utilizar un tipo particular de software de contabilidad; simplemente enumerar el software o la aplicación transmite su habilidad al lector. Y la buena noticia es que las habilidades duras son más fáciles de desarrollar, si desea aumentar su currículum. Puede tomar cursos en línea sobre cómo hacer magia compleja con hojas de cálculo de Excel, o encontrar tutoriales sobre HTML y otros lenguajes de codificación. Independientemente de lo que desee aprender, seguramente existe una oportunidad para aumentar su currículum.
Habilidades tecnológicas
Los asistentes administrativos deben ser expertos en tecnología en el mundo actual. No es suficiente estar familiarizado con el uso de computadoras en general. Tu jefe puede depender de ti para que seas un ninja técnico en áreas que él o ella no lo es. Un asistente administrativo debe tener un buen conocimiento del software o las aplicaciones en estas áreas:
- Email. Microsoft Outlook es el más común, pero muchas empresas están recurriendo a Gmail y Slack para administrar el correo electrónico entre oficinas.
- Mantener un calendario. Nuevamente, el calendario de Outlook es el estándar de oro, pero debería poder programar reuniones, crear invitaciones y administrar calendarios. Y con un enfoque creciente en el lugar de trabajo para conectar a las personas de forma remota a través de la tecnología, programas como WebEx o GoToMeeting lo ayudan a configurar videoconferencias.
- Procesamiento de textos. Microsoft Word y Google Docs son los más típicos, pero debe tener experiencia en el uso de programas de creación de documentos para crear diferentes tipos de documentos formateados (como correspondencia o informes).
- Presentaciones. Ya sea que esté haciendo presentaciones o las personas a las que apoya las hará, es probable que se espere que organice la información en presentaciones o las cree desde cero. Los programas como Microsoft PowerPoint tienen herramientas y plantillas integradas para crear presentaciones sencillas, pero si quieres llevar tus habilidades al siguiente nivel, también puedes aprender atajos y elementos de diseño para crear otros que se destaquen más.
- Bases de datos digitales / sistemas de archivo. Parte del trabajo de casi todos los asistentes administrativos es mantener archivos ordenados, ya sean copias impresas pasadas de moda o registros digitales.
- Edición digital. Muchos asistentes administrativos tienen la tarea de crear o editar manuales, boletines, invitaciones, materiales de marketing u otros materiales para consumo público o dentro de la empresa. Tener experiencia en programas como Adobe Acrobat o Photoshop puede hacerlo aún más valioso y agregar algo de credibilidad de diseñador a su currículum.
- Productividad / gestión de proyectos. Desde sistemas de gestión de proyectos como JIRA hasta herramientas organizativas personales como Asana, la experiencia en el uso de software de productividad puede ser esencial para planificar, ejecutar y organizar proyectos.
Habilidades de apoyo administrativo
Las habilidades de apoyo administrativo también son habilidades duras que ayudan a un administrador a respaldar a su equipo. Estos pueden incluir:
- Responder a teléfonos multilínea y enrutar llamadas
- Envío de documentos por fax
- Procesamiento de hojas de tiempo
- Transcripción de contenido
- Contabilidad o facturación (usando programas como QuickBooks)
- Escribir con velocidad y precisión
Habilidades blandas
Las habilidades blandas son las habilidades que no se cuantifican tan fácilmente. Si desea demostrar que es bueno en el análisis de datos, puede enumerar habilidades específicas de Excel. Si quieres demostrar que eres organizado o que eres un buen solucionador de problemas, es un poco más difícil. Estas son las habilidades blandas más esenciales que necesitará como administrador.
Habilidades de comunicación
Comunicarse bien en persona y por escrito es un elemento clave del trabajo del asistente administrativo. Es una función de servicio, lo que significa que debe poder hablar, enviar correos electrónicos o comunicarse de otra manera en nombre y / o su jefe. La coordinación es una gran parte del trabajo, por lo que eso significa no solo llevarse bien con todos (o fingir si no puede reunir un “me gusta” genuino o entusiasmo al tratar con alguien), sino también asegurarse de que todos tengan la información que necesitan. necesitar. La comunicación clara y eficiente, completa con buena gramática, es esencial.
Ejemplos de habilidades comunicativas:
- Redacción, edición y envío de correspondencia.
- Recibir llamadas telefónicas y recibir mensajes
- Responder de forma clara y eficaz a los correos electrónicos
- Tomar notas y enviar solicitudes de seguimiento / resúmenes según sea necesario
- Responder preguntas o explicar procesos
- Hablar en público o presentar
- Redactar correos electrónicos limpios, gramaticalmente correctos (¡y siempre apropiados para la empresa!)
Habilidades de las personas
Apoyar a un jefe (o un equipo de jefes) puede ser un desafío. A menudo significa negociar diferentes personalidades y asegurarse de que todos tengan lo que necesitan. Como administrador, es posible que esté interactuando con todo tipo de personas diferentes (otros empleados, ejecutivos, el público), por lo que una conducta tranquila y amistosa es un activo útil. Y si su trabajo incluye el manejo de información sensible o confidencial, deberá ser sensible sobre cómo comunicar esa información.
Ejemplos de habilidades interpersonales:
- Servicio al Cliente
- Gestionar las relaciones con los clientes
- Escribir correos electrónicos u otra correspondencia con toda la audiencia en mente
Habilidades de manejo del tiempo
Como administrador, es probable que sea responsable del tiempo de otras personas tanto como del suyo, por lo que poder coordinar horarios, establecer recordatorios y asegurarse de que las cosas se mantengan en la tarea es una parte crucial del trabajo.
Ejemplos de habilidades de gestión del tiempo:
- Establecer plazos
- Cumplimiento de plazos
- Administrar calendarios (potencialmente varios)
- Coordinar tiempos de reunión entre grupos grandes.
- Envío de recordatorios a las partes interesadas para mantener los proyectos o tareas a tiempo
Habilidades organizativas
Los asistentes administrativos generalmente son responsables no solo de mantenerse organizados, sino también de quienes los rodean. El escritorio del administrador debe ser un tranquilo oasis de orden incluso cuando todo lo demás es caótico. Estas habilidades son esenciales, pero también pueden desarrollarse, con cuidado y atención tanto a las tareas en cuestión como al panorama más amplio de lo que se debe hacer.
Ejemplos de habilidades organizativas:
- Atención a los detalles
- Facturación / contabilidad
- Gestión de calendarios y citas
- Prepararse para las reuniones, incluida la realización de arreglos de espacio, tecnología o logística
- Presentación
- Haciendo inventario
- Multitarea
- Hacer arreglos de viaje
- Coordinación y planificación de eventos
- Priorizar tareas y proyectos
Habilidades para resolver problemas
Los administradores también son reparadores. Eso puede significar ayudar a su jefe a solucionar problemas o ayudar a resolver problemas en la oficina para asegurarse de que todo funcione sin problemas. Ser capaz de pensar con calma y de manera crítica sobre cómo abordar una situación (incluso cuando las cosas están abrumadoramente ocupadas o van mal) es una habilidad muy valorada por casi todos los empleadores, sin importar la industria.
Ejemplos de habilidades para resolver problemas:
- Capacitar y supervisar a otros
- Gestionar las relaciones con los empleados
- Proporcionar ayuda técnica
- Sirviendo como persona de contacto para preguntas u orientación
- Organizar las personas y los recursos necesarios para resolver un problema y ayudar a coordinar las acciones de seguimiento.
- Elaborar un plan de acción para resolver problemas
Como puede ver, los asistentes administrativos necesitan una amplia gama de habilidades en su trabajo diario. Si se concentra en desarrollar sus habilidades en estas áreas clave (o enfatizar las habilidades que ya tiene), estará en excelente forma para su carrera como administrador.