Kanban

¿Qué es kanban?

Kanban es un sistema visual de gestión de tareas, inicialmente utilizado en el control de existencias por el sistema de producción industrial.

Es una tabla llena de tarjetas que muestran el estado de cada tarea y la asocian con lo que se debe realizar en los pasos anteriores y posteriores.

En japonés, el término kanban significa tarjeta o señalización. En Brasil, kanban también se puede llamar gestión visual.

Creado por la compañía japonesa Toyota, el sistema kanban se integró con la metodología Just in Time. Combinadas, estas dos técnicas garantizan un mayor control en el proceso de producción, reduciendo pérdidas y errores.

Hoy, Kanban también está asociado con métodos ágiles de desarrollo de software, como scrum, que simplifica la sistematización de la demanda y la distribución entre el equipo.

Tipos Kanban

Dentro del proceso industrial, las tarjetas se pueden dividir en tres tipos:

  • Kanban de producción: Estas son las tarjetas utilizadas para especificar la cantidad que se producirá en el proceso anterior para reemplazar la utilizada.
  • Retiro Kanban: Estas son las tarjetas que especifican las cantidades que se retirarán mediante el siguiente proceso.
  • Proveedor Kanban: tarjetas que identifican cuánto se debe solicitar al proveedor de suministros, con el momento de la entrega, para garantizar la integración con el sistema justo a tiempo de la fábrica.

¿Cómo funciona el sistema Kanban?

Adoptar la gestión de procesos con kanban puede ser una solución efectiva dentro de cualquier empresa. De los métodos ágiles, es el más fácil de implementar y puede adaptarse a la mayoría de las culturas empresariales.

Solo una pizarra y algunos bloques de publicaciones para comenzar a organizar. Las columnas se crean de acuerdo con los procesos, tales como: “Para hacer”. “Hacer” y “Listo”.

Cada demanda o agenda es una publicación y debe enviarse a la columna de estado correspondiente. Por ejemplo, un lote de suministros llegó hoy del proveedor y debe organizarse. Esta demanda se completa en una nota post-it y se encuentra en la columna “Tareas pendientes”. En el momento en que alguien toma esa función para ejecutarla, la transfiere a la columna “Hacer”. Cuando termine de cambiar a “Listo”. La próxima semana, cuando llegue el nuevo lote, la publicación volverá a la columna inicial “Para hacer”, y así sucesivamente.

En el post-it, o tarjeta, debe ir información clara y simple sobre la demanda, como la fecha en que se solicitó, la persona responsable de crear esa agenda, una identificación numérica o cualquier código que identifique la totalidad de las demandas en una base de datos. (puede ser una tabla simple de Excel con códigos, demanda, fecha de inicio y fecha de finalización).

Este tipo de organización de procesos facilita la comunicación entre equipos, cuando la misma tarea debe ser realizada por más de un grupo en diferentes etapas. Usando el mismo ejemplo de recibir un lote de suministros, en el caso de una gran empresa es probable que haya más procesos involucrados, como “verificar cantidades”, “almacenar”, “catalogar”, entre otras acciones. Y algunos pueden ser realizados por el equipo de logística, otros por el almacenista, etc. Usando un kanban, todos los equipos pueden ver el estado de trabajo de sus colegas y saber exactamente cuándo necesitan comenzar a trabajar en esa tarea.

Ventajas y desventajas de Kanban

Aplicar kanban facilita el trabajo en equipo, organizando demandas compartidas. También permite ver el diagrama de flujo de trabajo general, que indica exactamente dónde están los cuellos de botella en el trabajo, con transparencia. También funciona en la identificación de residuos.

Es eficaz para limitar el trabajo en progreso, cuando ver en el tablero cuánta demanda hay en la agenda y cuánto se está haciendo ayuda al gerente a administrar los equipos y a percibir excesos, demoras o errores, y corregirlos para evite sobrecargar al equipo. Es decir, puede ser una medida del flujo de trabajo.

Por otro lado, si no hay disciplina entre los empleados para abastecer al personal, no hay forma de organizar el kanban adecuadamente. Y también en el caso de procesos no lineales, que presentan inestabilidades o solicitudes de emergencia frecuentes, son más difíciles de organizar por este sistema.

Kanban electrónico

Electronic Kanban, también llamado kanban en línea o e-kanban, es un software de gestión visual que utiliza el mismo concepto que los tableros japoneses, pero completamente virtual.