¿Qué es la delegación en la administración?

En el mundo corporativo, la delegación es la asignación a un subordinado de la responsabilidad de planificar, decidir o ejecutar una tarea . El acto de delegar siempre lo ejerce una autoridad, es decir, un superior del empleado elegido para recibir la misión.

Una buena delegación requiere la selección de una persona calificada para asumir las nuevas funciones, que deben estar totalmente en línea con el aumento de sus responsabilidades. Además, debe haber una comunicación perfecta entre el líder y el empleado. El líder debe asegurarse de que la tarea asignada sea capaz de llevarse a cabo y debe monitorear su progreso de cerca, especialmente en la fase inicial de la transferencia de poder.

Es importante subrayar que una autoridad delega solo tareas, no responsabilidades. Al transferir el poder a un subordinado, el líder seguirá siendo responsable de la tarea ante sus superiores , y debe ser responsable ante ellos. El proceso de delegación, por lo tanto, exige conciencia de la posibilidad de tener que responder por los errores cometidos por los subordinados.

¿Por qué es importante delegar?

Delegar tareas es esencial para las empresas que buscan crecimiento. Permite a los líderes asumir mayores responsabilidades, evitando que se abrumen con actividades que otros pueden realizar.

La delegación también ayuda a aumentar la descentralización de la gestión . Esto se debe a que aumenta la importancia del subordinado y evita la concentración de autoridad en los puestos más altos de la organización, distribuyendo al menos parte del poder de toma de decisiones.

Pasos de delegación

En el proceso de delegación administrativa, podemos identificar cuatro pasos.

El primero corresponde a la definición de objetivos , es decir, la autoridad determina y comunica claramente lo que espera de quienes recibieron la delegación.

El segundo paso es la delegación de permiso para actuar , que es el momento en que el líder le otorga a su subordinado la autoridad para realizar los actos necesarios para lograr los objetivos, incluido el compromiso y el uso de recursos.

Posteriormente, existe la obligación de ejecutar . Corresponde a la acción del subordinado, quien debe asumir la responsabilidad de cumplir las tareas delegadas a él de la mejor manera posible. También depende de él dar cuenta de los resultados.

Finalmente, la delegación crea la obligación de evaluar la ejecución de la tarea , cuya responsabilidad es la autoridad que la delegó. La autoridad debe monitorear el progreso de la tarea, recabar responsabilidad y evaluar los resultados.

Delegación de monitoreo

Es importante que el líder monitoree sistemáticamente el proceso de transferencia de la asignación durante su ejecución. Este monitoreo es esencial no solo para asegurar que la tarea vaya de acuerdo al plan, sino también para hacer que los subordinados sientan que tienen apoyo y ganen confianza para asumir una mayor autonomía.

El monitoreo puede ser diario, semanal o en intervalos que sean más apropiados para la tarea en cuestión y la experiencia del subordinado que ha asumido la responsabilidad. En cada reunión, el líder debe escuchar el progreso del proceso y las dificultades encontradas y, a cambio, brindar orientación.

A medida que el superior y el subordinado adquieren confianza, el intervalo de monitoreo debe aumentar hasta la transferencia completa del poder.

¿Cómo delegar efectivamente?

  • Verifique que el subordinado ya no esté sobrecargado y pueda recibir nuevas asignaciones
  • No delegue la misma tarea a dos subordinados o al subordinado de otra persona
  • Dar instrucciones claras y precisas sobre qué esperar de la tarea.
  • Asegúrese de que el empleado comprenda por qué la tarea debe realizarse de cierta manera
  • Al delegar la tarea, también delegue autoridad, es decir, dele al subordinado el poder de tomar decisiones.
  • Si encuentra que un problema se repite durante la ejecución, discútalo con el subordinado
  • Escuche las ideas y sugerencias traídas
  • Dar confianza al subordinado
  • Asegúrese de criticar cuando crea que es necesario, pero siempre trate de resaltar los puntos positivos.
  • Si necesita criticar el desempeño del empleado, no lo haga frente a otros empleados y no lo amenace
  • Sepa recompensar las buenas actuaciones.