En los últimos años se ha hablado mucho sobre carreras y cómo obtener un mejor desempeño de los profesionales. Las empresas exigen cada vez más a sus empleados y es fundamental que inviertan en la mejora constante.
En este sentido, es necesario que estos profesionales consideren que un factor importante para el crecimiento y relación en la carrera es la comunicación. Las personas con habilidades comunicativas fáciles tienen mayores oportunidades de ser contratadas por grandes empresas, ya que las habilidades comunicativas tanto verbales como no verbales son muy importantes para el éxito de toda la organización así como de sus profesionales.
Este hecho justifica el acto de algunas empresas de invertir en formación para que sus empleados aprendan, cada vez más, a comunicarse con eficacia y practicidad. Así, la comunicación eficaz significa mucho más que tener buenas conversaciones y una buena relación interpersonal con compañeros y superiores, o incluso saber hacer informes escritos y enviar correos electrónicos.
La buena comunicación tiene beneficios, que se muestran en la forma en que los empleados se comunican con los clientes, colegas, líderes, proveedores y socios comerciales. Por tanto, además de contribuir a la armonización del entorno, cuidar este elemento fundamental también trae excelentes resultados a corto, medio y largo plazo a la organización y sus miembros.
Por eso, hoy abordaré este tema tan relevante, que es fundamental, no solo para tu carrera, sino también para el éxito de cualquier tipo de negocio en el mercado actual. ¡Continúe con esta poderosa lectura y compruébelo!
¿Qué es la comunicación efectiva?
La comunicación eficaz es una habilidad necesaria para todo ser humano, especialmente en el mundo en el que vivimos, ya que las empresas lo valoran cada vez más. Y cada vez más profesionales son más conscientes de la importancia de una buena comunicación, buscando mejorarla continuamente.
Los cursos y programas con el objetivo de mejorar la comunicación en el día a día y eliminar, por ejemplo, el miedo a hablar en público son muy buscados por los ejecutivos. Y estos líderes ya se han dado cuenta de que la capacidad de comunicarse es una palanca para sus carreras.
Las cinco etapas de la comunicación
La comunicación es fundamental en toda relación y es necesario seguir algunas fases de la misma para mejorar los resultados en tu carrera y también en la empresa.
Vea las cinco etapas de comunicación a continuación:
Etapa 1 – Comunicación básica
En esta etapa son saludos, conversación formal y superficial. Este nivel lo realizamos todos, cuando entramos en la empresa y saludamos a todos con un “buenos días” o “hola”. Es básico, porque no genera compromiso, cercanía ni ningún otro tipo de relación.
Etapa 2 – Comunicación de rutina
En este momento hay un intercambio de información que puede o no ir seguido de comentarios personales. Tras el saludo inicial, se propone un breve diálogo. Esta es una etapa común en las empresas, muy utilizada por el departamento administrativo, por ejemplo.
Etapa 3 – Comunicación de ideas
Aquí llega el comienzo de la libertad, donde los miembros de la organización se arriesgan a exponer sus propios pensamientos y opiniones. Es una etapa en la que el profesional comienza a sentirse más libre para realizar sus consideraciones sobre el tema tratado. Al llegar a este nivel de comunicación, la persona es más propensa al crecimiento profesional, ya que expone con mayor facilidad sus ideas.
Etapa 4 – Comunicación efectiva
La comunicación comienza a alcanzar un nivel gerencial, en el que las decisiones se toman de manera consistente. Las personas se comunican más claramente, con una voz más suave, el peso de la autoridad está condicionado no al poder sino a la responsabilidad de las decisiones expuestas.
Etapa 5 – Comunicación por resultados
Un nivel de conocimiento combinado con gran experiencia, historial de mercado, empresas y productos son relevantes. Los profesionales en esta etapa suelen estar involucrados en reuniones y el tiempo es un bien preciado, por lo que los niveles 1 y 2 se utilizan con la mayoría de la empresa, dedicando y atendiendo a profesionales de nivel 3 y 4.
El poder de la comunicación eficaz
La tarea del líder es mejorar la empresa en las distintas etapas de la comunicación, brindando así condiciones de crecimiento y compromiso, para que cada profesional pueda superar sus límites.
Así, un profesional puede estar altamente capacitado, pero si no sabe comunicarse de manera efectiva, probablemente tendrá más dificultades para obtener buenas oportunidades.
Es importante aclarar que cuando hablo de saber comunicar, no me refiero a personas extrovertidas que hablan mucho, porque los tímidos también pueden ser grandes comunicadores.
La comunicación efectiva es aquella en la que el individuo sabe filtrar y organizar la información que debe transmitir y elige el canal ideal a utilizar, para transmitir su idea. Es decir, ya sea en persona, por correo electrónico, teléfono o videoconferencia, por ejemplo.
Todo ser humano se comunica de alguna manera. La diferencia es que algunas personas se comunican mejor que otras. La investigación muestra que los buenos comunicadores están mejor preparados para ser empresarios exitosos, recibir salarios más altos, tener mejor autoestima y matrimonios aún más duraderos.
Además de estos beneficios, existen otros que hacen que la comunicación eficaz sea verdaderamente poderosa en la vida, la carrera y los negocios de una persona. Mira cuáles son:
Más equipo unido
Cuantas más personas se comuniquen abierta y francamente, más crearán un vínculo de comodidad y seguridad. En el caso de miembros de un mismo sector de la organización, esto es importante, porque los une, transformándolos en un equipo unido, con objetivos comunes.
Evite malentendidos
Cuando la comunicación es defectuosa, hay lugar para conflictos y malentendidos. Este tipo de situación no es nada positiva dentro de una empresa y puede provocar desunión en el personal. Con una comunicación positiva se evitan muchos conflictos.
Mejora en la toma de decisiones
Cuando todos los empleados dentro de la organización se comunican de manera efectiva, el gerente siempre conoce los problemas que están sucediendo o algo que está funcionando. De esta forma, es posible tomar decisiones mucho mejores, en base a la información que brindan quienes viven de cerca el día a día de la empresa.
Delegación más eficaz
Saber delegar funciones es fundamental para que no se dejen o se realicen actividades importantes sin la atención necesaria. Con una comunicación eficiente, la delegación es completa e incluye lo que se debe hacer y cómo se debe hacer. Así, las posibilidades de que la actividad se lleve a cabo con éxito son mucho mayores.
Flujo de comunicación circular
Cuando la comunicación es eficiente, el modelo elegido puede ser el circular, que es aquel en el que la información se transmite a todos los niveles de la organización, sin seguir los estándares tradicionales. Este modelo es mucho más moderno e ideal para el momento actual, cuando las empresas están dando mucha más libertad a sus empleados para tomar decisiones y desarrollarse.
La comunicación eficaz en el trabajo es fundamental para que los empleados estén en sintonía, además de ser interesante para que puedan perseguir un mismo ideal, es decir, las mismas metas y objetivos, que es el éxito de la organización y sus profesionales y, obviamente, la satisfacción del cliente.
Consejos para una comunicación verdaderamente eficaz
Como en cualquier área, la efectividad en la comunicación requiere práctica y un enfoque constante para su desarrollo. No es necesario ser líder de una empresa ni hablar con grandes audiencias para comunicarse bien, solo hacer de cada interacción una oportunidad de superación personal y profesional. Es decir, lo fundamental es practicar de verdad.
Lo que estas personas hacen diferente es poner en práctica algunos conceptos sencillos, pero que tienen un peso enorme en la transformación de las relaciones humanas.
A continuación, comparto una lista de algunos consejos a seguir para una comunicación eficaz. Revisa:
- Ve directo al grano
El primer consejo no podía ser de otra manera, porque llegar al grano implica más que objetividad. Antes de comenzar a expresarse, debe saber claramente hacia dónde se dirige.
Digamos que una tarea te abruma y quieres comunicárselo a un superior. ¿Cuál es la solución esperada para resolver esto? Hable de forma directa y clara, para que juntos puedan llegar a una solución que sea beneficiosa para ambos.
- Utilice la persuasión positiva
En su clásico libro, “Cómo hacer amigos e influir en las personas”, Dale Carnegie trae varias técnicas sobre cómo usar la persuasión para ser comprendido y, sobre todo, atendido. El autor muestra cómo la influencia puede ser algo positivo cuando une a las personas, como hacer que los demás se sientan importantes para que se vuelvan más receptivos a su mensaje.
- Sepa de lo que está hablando
Pocas cosas debilitan más un debate que las conjeturas. En las reuniones, esto puede representar oportunidades perdidas. Así que prepárese para diferentes situaciones, amplíe sus conocimientos técnicos en el campo, lea fuentes confiables y refine sus argumentos constantemente. Y si bajo alguna circunstancia no está seguro de algo, lo mejor es dejar claro que no lo sabe.
- Reflexiona bien sobre tus palabras
La elección cuidadosa de las palabras es fundamental por dos razones: dar un significado exacto al mensaje y respetar a las demás personas. Muchas expresiones alguna vez fueron comunes, hoy en día ya no son aceptables en los entornos laborales o en cualquier otra situación, por ser irrespetuosas, como las relacionadas con el género, el color, la religión, etc.
- Escucha a la gente
La comunicación es conexión. Al comunicarse, crea un canal bidireccional y debe prestar tanta atención al otro como a usted mismo. Se pueden evitar muchos conflictos simplemente asumiendo menos y pidiendo más. Escuche a la otra parte, trate de entender qué le hace pensar o actuar de esta forma y de aquello y responda con un argumento de acuerdo.
- Practica la empatía
Ponerse en el lugar de otras personas es otra señal de inteligencia emocional y respeto por los demás. Significa dejar de enfocarte en ti mismo y fortalecer tu relación con los demás, evitando una pasividad o agresión excesivas. Además, cuando se parte de lo que más le importa a la otra parte, se acepta más fácilmente su lado.
- Presta atención a tu cuerpo
Gran parte de la comunicación tiene lugar en un contexto no verbal. Incluso si domina lo que dice y mide bien cada palabra, sus gestos y tono de voz pueden contradecirlo. Mantener una postura y una voz tranquilas pero firmes refuerza su poder de persuasión.
- Elige el momento adecuado
Cuando tienes empatía y conocimiento de ti mismo, se crea una sensibilidad para evaluar el mejor momento para manifestarte. Después de todo, la idea correcta en el momento equivocado puede ignorarse o perderse. A veces es necesario dar el discurso a otra persona hasta que termine, en otras ocasiones es necesario dar tiempo para calmar los ánimos; solo la interpretación correcta del contexto puede decirlo.
Comunicarse de manera efectiva en su totalidad es …
- Para poder transmitir la información de forma clara y comprobar si el destinatario entendió exactamente lo que se pretendía decir. Pídale a la persona que repita, con sus propias palabras, cuál fue el entendimiento de lo que dijo. Haz lo mismo cuando sea al revés, es decir, cuando seas tú quien reciba el mensaje. Di con tus palabras lo que entiendes por lo que escuchaste. Una de las mayores causas de malos entendidos es el ruido en esta comunicación.
- Prepárese de antemano para decir lo que quiere comunicar. Esto te hará sentir más seguro y te permitirá encontrar la mejor manera de organizar tu pensamiento para lograr el propósito de tu comunicación.
- Trate de ser natural. Prepararse para decir no significa dejar de ser espontáneo. Debe tener en cuenta los aspectos principales de su comunicación, pero no tiene que actuar como si estuviera siguiendo el guión de una película.
- Sea consciente del lenguaje no verbal de su interlocutor mientras habla. Tanto el cuerpo como la expresión facial no mienten y expresan lo que sucede dentro de la persona. Trate de ser simple y objetivo en su discurso. Trate siempre de ponerse en el lugar del otro. Al realizar tal acción, amplía su percepción del tema en cuestión.
- Observe las reacciones tan pronto como se comunique. La retroalimentación recibida es una excelente manera de saber si está siendo efectiva o no. Además, debes saber que la única forma de conseguir que alguien haga lo que tú quieres es despertar en la otra persona el deseo de hacerlo. Muestre aprecio por las personas, valore sus cualidades y brinde a todos el mismo trato que les gustaría recibir.
En el mercado laboral, entre amigos o incluso en casa, ¿cuánto se dice sin tener realmente una conexión? ¿Cuántas veces entendemos o se nos entiende de una forma incluso contraria a lo que se pretendía? La respuesta a estas preguntas se reduce a una afirmación: no toda la comunicación es eficaz. La eficacia es una competencia que realmente debe desarrollarse.
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