¿Qué es un diagrama de flujo?

El diagrama de flujo se define como un diagrama que describe un proceso, sistema o incluso un algoritmo informático. La herramienta se usa comúnmente en varias áreas para documentar, planificar, estudiar, mejorar y comunicar procesos considerados complejos desde diagramas claros y fáciles de entender.

Los diagramas de flujo generalmente usan iconos en forma de rectángulos, diamantes, óvalos, entre otras posibilidades que definen cada tipo de paso. Las flechas de conexión también se utilizan para determinar el flujo y la secuencia.

Es posible utilizar gráficos o diagramas simples y dibujados a mano que son más completos, dibujados en la computadora, que describen una gran cantidad de pasos y rutas.

Teniendo en cuenta todas las formas de diagrama de flujo, observamos que es uno de los diagramas más utilizados en el mundo, tanto por personas técnicas y no técnicas como en diferentes áreas de especialización.

¿Cuándo comenzaron a usarse los diagramas de flujo?

Los primeros registros de uso de diagramas de flujo para documentar procesos son de la década de 1920, cuando Frank y Lillian Gilbreth, que eran ingenieros industriales, presentaron el diagrama de flujo de procesos a la Sociedad Estadounidense de Ingenieros Mecánicos (ASME).

La herramienta tuvo éxito debido a la practicidad proporcionada para la presentación de procesos complejos. Durante la década de 1940, los estudiantes de Morgensen, Bem S. Graham y Arte Spinanger, difundieron sus métodos presentando los módulos de simplificación del trabajo a Procter and Gamble.

A partir de ahí, se han mejorado los métodos de diagrama de flujo. En 1947, ASME comenzó a usar un sistema de símbolos gráficos para facilitar la construcción del diagrama de flujo del proceso. Desde entonces, se ha utilizado en una variedad de áreas de trabajo, incluidos programas informáticos y algoritmos de todo tipo.

¿Por qué usar un diagrama de flujo del proceso?

El diagrama de flujo del proceso aparece como un recurso indispensable en el análisis de procesos. Pero, después de todo, ¿qué es exactamente un diagrama de flujo?

La herramienta en cuestión puede describirse como un mapeo detallado del flujo de trabajo o actividades de un proceso utilizando símbolos gráficos. En otras palabras, es una representación gráfica de la trayectoria de los procesos en un proyecto.

Es imposible considerar la gestión de proyectos realmente eficiente sin tener en cuenta cada paso y cómo se comunican. De ahí la importancia de considerar una buena aplicación de esta herramienta en su enfoque de gestión de procesos.

Para tener claro exactamente cómo puede usar el diagrama de flujo del proceso, veamos algunos consejos fundamentales.

¿Cuáles son los tipos de diagrama de flujo?

Es importante enfatizar que un diagrama de flujo puede ser de diferentes tipos, cada uno de los cuales tiene una propuesta específica. Descubra a continuación los principales tipos de diagrama de flujo.

Diagrama de bloques

Es el modelo más simple de diagramas de flujo. Está formado solo por bloques, se utiliza como una secuencia de proceso, sin incluir puntos de decisión. Generalmente se usa como una simple instrucción de trabajo (Its) o cuando es necesario hacer una representación macro de un proceso.

Diagrama de flujo de proceso simple

Básicamente, este tipo tiene la misma propuesta que el diagrama de bloques, pero incluye puntos de decisión, que guían a los usuarios sobre qué hacer en relación con un proceso dado.

Diagrama de flujo funcional

Su objetivo es mostrar la secuencia de actividades de un proceso entre las secciones o áreas en las que ocurre. Es ampliamente utilizado en procesos que cubren más de un área. Al identificar a los responsables de cada fase, señala posibles cuellos de botella en el proceso.

Diagrama de flujo vertical

A menudo llamado Diagrama de proceso, el diagrama de flujo vertical está formado por símbolos y patrones dispuestos en columnas verticales, lo que facilita su llenado.

Su ventaja es que lo hace más rápido de completar, además de claridad para la interpretación y facilidad de lectura. Por esta razón, generalmente se aplica en estudios de procesos de producción.

¿Cómo formular un diagrama de flujo del proceso?

Para tener éxito en la aplicación de un diagrama de flujo del proceso, es esencial que las etapas de su desarrollo se respeten de acuerdo con el orden que se detalla a continuación.

Aunque simple, es una recomendación que debe seguirse estrictamente, ya que un diagrama de flujo debe servir para presentar visualmente un proceso en detalle.

Primera etapa

Inicialmente, es necesario tener en cuenta, claramente, qué proceso se asignará. Por lo tanto, en proyectos más largos es importante determinar con precisión el punto de corte que se analizará y describirá.

Esta parte puede ser un poco complicada, ya que hay flujos extensos que se componen de muchos pasos. Por lo tanto, se recomienda que los proyectos grandes se dividan en diferentes diagramas de flujo, considerando algunos criterios para definir dónde estarán el principio y el final de cada sección.

Segunda etapa

Ahora es el momento de analizar a fondo cada proceso involucrado en el flujo y cómo se relaciona con los demás. Es crucial que los símbolos tengan uniformidad en su significado, como el esquema tradicional de diagrama de flujo que usa círculos y rectángulos.

¡Pero cuidado! El diagrama de flujo del proceso no debe basarse en lo que se espera que suceda en cada proyecto. Por el contrario, el diseño debe estar de acuerdo con la realidad de los procesos, incluso si es confuso y contiene superposiciones que no parecen necesarias.

La razón de esta recomendación es obvia, ya que la herramienta tiene el propósito de identificar con precisión los errores y problemas siguiendo los procedimientos evaluados.

Tercera etapa

El propósito de este paso es comprender cuál es el paso de cada actividad y qué significa mapearlas. Para esto, se recomienda hacer las siguientes preguntas:

  • ¿Qué comienza este proceso?
  • ¿Cuáles son los pasos desde el inicio del proceso hasta su finalización?
  • ¿Es la actividad en cuestión una acción o tarea (por ejemplo, comprar material)?
  • ¿está configurado como una revisión (por ejemplo, revisión de información de registro)?
  • ¿La actividad consiste en una aprobación (por ejemplo, aprobar la adquisición de un material)?
  • ¿Es una espera (por ejemplo, esperando que se cierre un presupuesto)?
  • ¿La actividad en cuestión requiere registro (por ejemplo, registrarse con ERP)?
  • Para hacer este mapeo, es esencial comprender todos sus pasos y cuáles son las entradas y salidas. Esto facilitará la conexión de los puntos del diagrama de flujo. Hay actividades que cuentan con más de una entrada o salida.

Cuarta etapa

De la lista de tareas creadas anteriormente, es hora de comenzar a dibujar el flujo seleccionando el icono que corresponde a cada actividad. Si está tratando con una aprobación, use un rombo. Si es una acción, elija usar un rectángulo. Y así continúa hasta que se complete el proceso.

Sepa que hay muchos íconos diferentes para usar en el diagrama de flujo, lo que permite una mejor organización de los procesos. No es obligatorio usar todos los íconos, pero es crucial dejar el dibujo y es fácil de entender, ya que el objetivo del diagrama de flujo es ser una referencia inteligente.

¿Cómo definir responsabilidades en el diagrama de flujo?

Además de facilitar que un profesional siga el progreso de un proyecto, el diagrama de flujo del proceso puede ser muy útil al asignar y verificar los agentes en cada etapa.

Usando el diagrama de flujo puede ver fácilmente quién es responsable de cada proceso, cómo están conectados y cómo pueden comunicarse en cada proyecto.

Tener un sistema de flujo de trabajo moderno , en este caso, puede ser decisivo, ya que algunos ya tienen paneles de gestión que permiten a los involucrados en los procesos celebrar conferencias simples sobre el proyecto y sus respectivos gerentes.

¿Cómo monitorear un diagrama de flujo del proceso?

La observación frecuente del diagrama de flujo es una de las partes más importantes de su implementación en una agencia, ya que permite detectar cuellos de botella y errores a medida que ocurren.

Del mismo modo, el diagnóstico en poco tiempo también permite adoptar soluciones más rápidamente. Por lo tanto, es esencial que la agencia pueda contar con un sistema de gestión de procesos que garantice la accesibilidad a la supervisión del proyecto.

¿Cómo usar el diagrama de flujo para la documentación?

Incluso hoy, hay agencias que no documentan adecuadamente sus procesos, especialmente aquellos que son de naturaleza creativa. A partir de este error, es común que la información importante no sea accesible para todos o no esté disponible para su posterior verificación, lo que causa problemas que resultan en pérdidas y demoras.

La estructura del diagrama de flujo es extremadamente útil para condensar una variedad de información importante y presentarla de manera concisa a todos los que la necesitan . Entonces, ya sea para el seguimiento en tiempo real o para futuras búsquedas, el diagrama de flujo es una forma inteligente de almacenar datos del proyecto.

Es interesante observar que la información descrita en el diagrama de flujo tiene una lectura mucho más accesible para todos que si se describiera en un texto, lo que podría generar muchas interpretaciones.

¿Qué es el análisis de procesos?

Realizar una gestión de agencia realmente eficiente implica la búsqueda incesante de puntos para mejorar en todas las fases de los proyectos. En función de esta necesidad, el uso del análisis de procesos se destaca como una forma de estructurar los procedimientos que se adoptan en la empresa para analizarlos.

Mediante el análisis de procesos y el uso de la información recopilada, es posible identificar fallas y cuellos de botella en el flujo de trabajo.

¿Cuál es la importancia del análisis de procesos?

Ahora, una vez que hemos definido cómo funciona un análisis de proceso, es fácil ver cómo el método tiene efectos positivos en diferentes aspectos que afectan el crecimiento y el desarrollo de la agencia.

Tener la capacidad de mejorar constantemente es uno de los requisitos para que una empresa siga siendo competitiva. Por lo tanto, con el análisis y el uso apropiado de los diagramas de flujo del proceso, se puede lograr más y más eficiencia y agilidad.