Conoce los tipos de diseño organizacional y su importancia en un negocio

Ya se sabe que todas y cada una de las empresas tienen reglas, estándares y criterios para organizar todo lo que producen los empleados. Pero, para que se sigan estas reglas y normas, se necesita una especie de “mapa” que defina cómo deben ser los pasos de la empresa, para que todo salga según lo planeado. Es en este momento cuando entra en juego lo que llamamos diseño organizacional. 

A continuación, podrá comprender mejor cómo funciona el diseño organizacional, qué tipos existen y por qué este es un modelo importante para las empresas. ¡Continúa leyendo y compruébalo!

¿Qué es el diseño organizacional?

El diseño organizacional es la forma en que se organiza una empresa, involucrando sus procesos internos y la estructuración de equipos. También se le conoce como Diseño Organizacional y no solo se relaciona con burocracias internas y planes de carrera. La forma en que se desarrolla la organización empresarial puede fomentar la innovación y un mejor rendimiento.

Este método logra desarrollar una especie de “mapa” para que se cumplan las reglas, normas y estrategias. 

Piénselo de esta manera: los diseños organizacionales son herramientas destinadas a optimizar los procesos rutinarios de una empresa. Así, se asume que debe haber un diseño organizacional específico para cada proceso y, de hecho, esto es lo que sucede.

Características del diseño organizacional

Cualquier diseño organizacional tendrá estas cuatro características principales. Mira cuáles son:

  • Diferenciación;
  • Formalización;
  • Centralización;
  • Integración.

Diferenciación

La diferenciación consiste en la división del trabajo por departamentos, buscando aspectos homogéneos en la organización, que tengan sentido para ubicarse en un mismo sector. Esta agrupación de actividades y recursos en una misma unidad tiene como objetivo adecuar la empresa que pueda representar una mayor eficiencia en su funcionamiento. Se puede observar, por tanto, que las empresas generalmente cuentan con los departamentos de marketing , recursos humanos, ventas, entre otros. 

Aún así, también puede haber diferenciación a niveles jerárquicos. En este sentido, se crearán puestos en distintos niveles de autoridad, teniendo cada puesto responsabilidades laborales específicas. A modo de ejemplo, es común observar la diferenciación jerárquica que se hace entre el cargo de gerente, consultor, director, etc.

En otras palabras, la diferenciación puede ocurrir en dos niveles: horizontal y / o vertical. La horizontal consiste en agrupar competencias laborales similares, creando departamentos. La vertical consiste en la división jerárquica de los niveles de autoridad, que están formalmente representados por los puestos presentes en la empresa. 

Finalmente, se observa que la diferenciación está directamente relacionada con la complejidad de las actividades requeridas por el entorno externo y con la diversidad de tareas internas. Así, cuanto más complejas son las actividades externas demandadas y más diversificadas se llevan a cabo las actividades internas, mayor es la diferenciación dentro de la organización. 

Formalización  

En esta etapa se organizan y definen las normas y reglamentos de la empresa con el fin de determinar cómo, cuándo y por quién se llevarán a cabo los procesos internos. Suele realizarse mediante la definición de trabajos, flujos de trabajo y reglas.  

Es decir, es en esta etapa que se registran formalmente las reglas y regulaciones, a fin de regir la conducta de todos los participantes de la organización.

La definición de puestos consiste en la especificación de las tareas a realizar y las responsabilidades asignadas a un puesto a ser ocupado por un participante de la empresa. En este sentido, las actividades y responsabilidades de un consultor de empresa serán diferentes de las actividades y responsabilidades de un director. 

La deliberación de los flujos de trabajo se refiere a los procedimientos y detalles sobre cómo se debe realizar una tarea interna. Por ejemplo, cuáles son los pasos a seguir para el diseño de un nuevo producto. 

La formalización de normas y reglamentos internos son especificaciones de la conducta interna permitida y son coherentes con la cultura de la empresa. Suelen traducirse en memorandos internos, manuales de procedimiento, código ético , etc. 

Centralización

Es en este momento cuando se distribuyen los poderes de las autoridades y se define su ubicación. Es decir, el poder de toma de decisiones se asigna en la parte superior de la organización. 

En este caso, todas las decisiones comerciales deben tomarse en la cúpula de la empresa. En esta situación, no hay delegación de la toma de decisiones a niveles intermedios o inferiores. Es decir, habrá una concentración de las decisiones de la empresa en la figura o el director o el consejo de administración. 

Sin embargo, hay situaciones en las que las organizaciones empresariales diluyen el poder de decisión. De esta manera, están descentralizados y ocurren en todos los niveles jerárquicos. 

Integración 

La integración tiene como objetivo abordar los medios que coordinan el trabajo, las reglas y órdenes de la empresa. De esta forma, se consigue evitar la dispersión de las partes solo con interrelación e interconexión. Es decir, se refiere a la coordinación de las distintas áreas de la empresa para mantener la sinergia del trabajo interno. 

Nótese que cuanto mayor sea la diferenciación más heterogénea será la empresa y, por tanto, mayor será la necesidad de coordinar los diferentes departamentos y niveles jerárquicos de la organización, con el fin de lograr un funcionamiento interno cohesionado.

Los esquemas de integración más recurrentes son: jerarquía administrativa, departamentalización, asesoría, comisiones y grupos de trabajo, reglas y procedimientos, objetivos y planes, disposición física o arquitectura. 

La jerarquía administrativa es una solución muy común en la realidad empresarial y no es más que el mismo supervisor para dos o más unidades. De esta forma, se facilitará la comunicación entre más de un área de la empresa, facilitando la coalición de estas, la resolución homogénea de problemas, entre otras situaciones. 

La departamentalización es la diferenciación horizontal de la empresa, que ya se ha dicho, y consiste en la creación de departamentos internos que tienen similitudes en el trabajo. La consultoría tiene como objetivo superar el problema de sobrecarga que genera la jerarquía y, por tanto, la empresa puede contar con asesores en varios niveles jerárquicos. 

Las comisiones y grupos de trabajo son equipos especiales creados para ser responsables de un proyecto en particular, este método ayuda a la integración de diferentes áreas de la empresa y puede resolver problemas integradores que otros modelos no lograron resolver. Las reuniones de estos equipos especiales consisten en una actividad integradora entre los participantes, lo que aumenta la comunicación entre ellos. 

Las reglas y procedimientos también consisten en una metodología para aliviar la carga jerárquica de la empresa. Consiste en la definición previa de reglas y / o procedimientos sobre cómo proceder en casos de situaciones rutinarias problemáticas. Un ejemplo bastante rutinario sería el procedimiento de compra de café de la organización cuando finaliza este rubro. 

La definición de objetivos y planes es similar a las reglas y procedimientos, excepto que en este caso hay una fecha límite para finalizar una meta o proyecto específico. Por ejemplo, cada área de la empresa tiene sus asignaciones definidas, pero hay planes diarios que se deben entregar. O incluso, en términos de planificación estratégica, en la que los objetivos se definen por áreas y deben tener un plazo estipulado para su cumplimiento. 

Finalmente, la disposición física o arquitectura es la forma literal de organizar la sede de la empresa y que debe apuntar a una disposición territorial integradora de personas y equipos para facilitar la comunicación en equipo. 

Cabe señalar que en el pasado era común que los departamentos se organizaran en salas independientes, así como los directores. Sin embargo, hoy esta visión ha cambiado y se puede ver que los espacios de negocio están más integrados que antes. Hoy en día es común que no existan separaciones físicas entre departamentos, con los participantes compartiendo una gran mesa de trabajo.

Pero, ¿cuáles son las ventajas del diseño organizacional para una empresa?

Con el diseño organizacional es posible poner personas más capacitadas y preparadas para tomar grandes decisiones. Estas personas tienen una visión global más nítida, por lo que las posibilidades de error son menores. Otra ventaja es que las decisiones son más consistentes y se toman con un objetivo dirigido a empresas globales.

La principal característica de la centralización es la posibilidad de eliminar esfuerzos y duplicaciones, cuando hay varios tomadores de decisiones, reduciendo así los costos operativos, como compras y tesorería.

Una empresa que cuenta con varios departamentos con una gran cantidad de empleados y autoridades necesita mecanismos integradores para asegurarse de que no haya dispersión, además de asegurar el buen funcionamiento de los procesos. 

Incluso para empresas que no cuentan con una gran cantidad de empleados, observar e implementar un diseño funcional interno acorde con su realidad puede incrementar su efectividad y productividad. 

Además, la comunicación interna es de suma importancia para evitar grandes problemas y pérdidas para la organización. En este sentido, la implementación de modelos integradores entre áreas es importante para una rutina empresarial armoniosa. Esto permite que los problemas se identifiquen y resuelvan de inmediato. 

Las soluciones que presentamos anteriormente facilitan estos problemas diarios de una experiencia empresarial. De esta manera, el diseño organizacional de las cuatro características antes mencionadas (diferenciación, formalización, centralización e integración) puede entregar a las empresas un sistema cohesivo y efectivo.

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