La planificación es una herramienta de gestión empresarial que consiste en diseñar los caminos para alcanzar un objetivo, anticipando posibles escenarios.
La planificación es un proceso de toma de decisiones tempranas. A través de la planificación, el gerente ya sabe lo que tendrá que hacer antes de que sea necesaria una acción. Esto se debe a que, al crear la estructura y diseñar el plan para la aplicación de sus ideas, ya habrá estudiado y seleccionado caminos alternativos basados en simulaciones del futuro, preparado para superar las adversidades y aprovechar las oportunidades.
La planificación, sin embargo, no debe verse como un proceso estático. También presupone un proceso continuo de reevaluación de decisiones.
El objetivo de la planificación es permitir que el gerente implemente decisiones más asertivas y estudiadas, prediciendo y minimizando factores que pueden tener un impacto negativo en el logro del objetivo y aprovechando mejor los factores que facilitan este proceso.
Las teorías de gestión identifican cuatro funciones administrativas: planificación, organización, dirección y control. Por lo tanto, podemos decir que la planificación es un paso fundamental en la gestión.
Niveles de planificación empresarial
Es posible identificar tres tipos de planificación empresarial, que difieren según el nivel jerárquico que movilizan: planificación estratégica, planificación táctica y planificación operativa. En la práctica, los dos últimos niveles de planificación resultan ser desarrollos del primero.
¿Qué es la planificación estratégica?
El concepto de planificación estratégica está relacionado con el logro de los objetivos a largo plazo de la empresa. Entonces, por definición, involucra a toda la organización. Su elaboración es hecha por aquellos que están en la parte superior de la jerarquía y, por lo tanto, tienen una visión más global.
Estos gerentes también pueden monitorear mejor lo que está sucediendo en el entorno externo, que es dónde están los factores sobre los cuales la organización no tiene control, como la competencia y los cambios en la economía y el mercado.
¿Qué es la planificación táctica?
La planificación táctica tiene como objetivo lograr los objetivos tácticos definidos en la planificación estratégica. Se desarrolla en un área funcional específica y apunta a un resultado específico. Es decir, no cubre a la empresa en su conjunto.
La planificación táctica está relacionada con los niveles intermedios de la jerarquía de la empresa y tiene una duración más corta que la planificación estratégica. En lugar del largo plazo, la planificación táctica tiene un horizonte a mediano plazo.
¿Qué es la planificación operativa?
Al igual que la planificación táctica, la planificación operativa es el resultado de desarrollos en la planificación estratégica. Implica niveles más bajos de la organización y funciona a corto plazo.
El enfoque de la planificación operativa son las actividades rutinarias de la empresa. Identificar las tareas que se deben realizar y los recursos necesarios para cada una de estas actividades es la función de la planificación operativa. Sus objetivos son, por lo tanto, más palpables y medibles.
Instrucciones paso a paso para la planificación estratégica.
Podemos identificar una serie de pasos que le permiten al gerente aplicar la planificación estratégica en su empresa.
Análisis externo
Esta primera etapa consiste en identificar qué factores ambientales influyen en el desempeño de la organización. Permite diseñar escenarios futuros de la coyuntura, a los que la empresa puede tener que adaptarse.
Análisis interno
El objetivo principal de esta etapa es conocer las fortalezas y debilidades de la empresa para saber cómo se encuentra dentro de su mercado. Para esto, es posible utilizar herramientas como el benchmarking y el análisis FODA.
Definición de misión, visión y valores.
El establecimiento de la misión, visión y valores de la compañía es la guía para saber hacia dónde va. Solo después de tener esto claro es posible determinar sus objetivos estratégicos. Idealmente, la definición de la misión, visión y valores debería considerar el análisis realizado en los pasos anteriores.
Definiendo objetivos estratégicos
Los objetivos estratégicos son aquellos que son más amplios y que dialogan directamente con la misión de la empresa. Por ejemplo, en el caso de una empresa cuya misión es proporcionar el bienestar de sus empleados, uno de sus objetivos estratégicos podría ser, por ejemplo, reducir la rotación de sus recursos humanos a un cierto nivel.
Definiendo objetivos tácticos
Para definir los objetivos tácticos, es necesario separar los objetivos estratégicos, identificando los sectores de la empresa que participan en el logro de cada objetivo más amplio. Los objetivos tácticos se diseñarán con un enfoque específico en cada uno de estos sectores.
Si la empresa ha establecido un objetivo estratégico para reducir la rotación laboral en un 20%, por ejemplo, ahora debe estudiar cómo cada sector tendrá que colaborar para esto, definiendo los objetivos intermedios que deben alcanzar.
Por lo tanto, el sector de Recursos Humanos puede recibir como objetivo ampliar los canales de diálogo con los empleados, mientras que el departamento financiero puede estar a cargo de implementar un plan que permita un aumento de los salarios sin comprometer las cuentas de la empresa.
Definición de objetivos operacionales
Los objetivos operativos corresponden a la aplicación práctica de objetivos tácticos. Generalmente corresponden a tareas u operaciones específicas. Son los pasos del plan de acción para alcanzar los objetivos de cada sector .
Continuando con el ejemplo anterior, un objetivo operativo vinculado al objetivo de ampliar los canales de diálogo con los empleados podría ser, por ejemplo, aplicar un cuestionario para averiguar cuáles son sus principales quejas.
Implementación, monitoreo y control.
Una vez que se definen los objetivos y las estrategias, es hora de asegurarse de que despeguen. Para esto, es necesario monitorear su implementación, lo que se puede hacer mediante la adopción de indicadores de control.
Para tener estos indicadores, es importante que la planificación de la empresa se traduzca en un presupuesto. En él, los objetivos se convierten en proyecciones, por ejemplo, crecimiento de ventas o límite de costos.
Enfrentar las proyecciones esbozadas en el presupuesto con los resultados que está logrando la compañía es una de las formas de evaluar si está en el camino correcto o si es necesario hacer algún ajuste.
Otros tipos de planificación
La planificación también se puede utilizar en otros contextos dentro de la organización. En todos los casos, el concepto también presupone la determinación de objetivos y formas de alcanzarlos.
El concepto de planificación agregada está relacionado con el control de producción. Es un modelo para definir estrategias para conciliar la demanda y la capacidad productiva de la empresa. La planificación agregada tiene en cuenta los recursos disponibles para decidir si aumentar o disminuir la producción.
La planificación financiera funciona con la proyección de ingresos y gastos, mostrará si el dinero estará disponible para la corporación y la mejor manera de invertir, y evitará las dificultades que conducen a su deuda. Pero la planificación fiscal tiene como objetivo hacer que la empresa pueda pagar menos impuestos sin infringir la ley.
El concepto de planificación también se puede aplicar pensando en estrategias de marketing y ventas, gestión de recursos humanos y desarrollo de proyectos, entre otros.